bonjour,
j'ai toujours des démélés orageux avec Outlook.
Je n'arrive pas à être certain que mon dernier message est bien parti.
As tu reçu la version 2 avec numérotation continue ?
Pour les curieux jmp66 a demandé une numérotation continue à partir de 123456.
Je donne ici le code modifié pour faire :

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
If Range("FactureNo") = "" Then Range("FactureNo") = NumFact
End Sub

Private Function NumFact()
FNum = 123456
pref = "zk"
sFich = pref & "??????.dat"
z = Dir(sFich)
If z = "" Then
Open pref & FNum & ".dat" For Random As #1
Close #1
End If
z = Dir(sFich)
NumInc = Format(CLng(Mid(z, 3, 6)) + 1, "000000")
Name z As Left(z, 2) & NumInc & Right(z, 4)
NumFact = Mid(z, 3, 6)
End Function

A noter que ce code est prévu pour une numérotation supérieure à 100000 (non testé pour des numéros plus petits) problèmes et adaptations prévisibles à cause du nombre de caractères nécessaires.
A+

bonjour,
Il suffit dans la macro de remplacer "FactureNo" par l'adresse de la cellule FactureNo :

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
If Range("E5") = "" Then Range("E5") = NumFact
End Sub

Nota : Toutes les feuilles doivent avoir le N° au même endroit.
Inconvénient : En cas de modification d'une feuille, Toutes les feuilles doivent être modifiées de la même manière.
Il est possible d'intervenir seulement sur 2 feuilles même si le classeur en comporte 5, mais dans ce cas la macro doit être taillée sur mesure.
Il est aussi possible de placer le N° de facture à différents endroits sur différentes feuilles, mais dans ce cas la macro doit être taillée sur mesure.
Dans l'ensemble, ces hypothèses semblent à manipuler avec des pincettes.
Surtout si tu ne touches pas trop ta bille en VBA, je te suggères d'exposer clairement ta problématique et d'essayer de revenir à une solution moins hasardeuse.
A+

Bonjour tous,

Comme d'autre j'ai lu attentivement tes explications Galopin01, j'ai essayé d'exécuter, en vain et sans succès. Il faut que j'ajoute que je suis vraiment une très grande débutante.

Pour préciser un peu mon soucis, cela fait un certain temps (plus de 2 mois) que je travaille à l'élaboration d'un classeur, qui devrait gérer les bon de commandes, les factures, les avoir, les devis, une base de données articles, une base de données clients, etc....

J'ai réussi, à faire en parti ce que je souhaite, souvent par le plus grand des hasards, pour preuve je ne sais même plus comment attribuer une liste en feuil1 à une cellule avec une petite flêche en feuil2 , mais aussi en lisant assidument les forums.

Mais il reste beaucoup de petit détails, que je ne maîtrise plus du tout style numéro de facture automatique , ou encore comment stocker mes facture et avoir un tableau récapitulatif mensuel par Agent commercial concerné qui comme par enchantement se rempli automatiquement... etc

Je vous serais vraiment très reconnaissante pour tout l'aide que vous pourriez m'apporter pas à pas pour enfin terminer ce fichu travail, qui a de fichu qu'il me dépasse totalement parce que je ne maîtrise pas ni excel, ni les macros, et encore moins VBA

donc voilà j'en appelle à votre grande bonté

Bonne soirée et bon WE à tous et un ro ro énorme merci pour votre aide

A bientôt j'espère

Clo

Clo

Bonjour Polo,

Acces ??? , maaaaa je maîtrise encore moins, mais je suis prête à apprendre !

J'ai bien déjà essayé de comprendre comment fonctionne ce logiciel, mais j'a pas trouvé.

J'ai oublié de vous préciser que je suis sous office 2003

Merci encore pour ton intervention mais je suis de plus en plus découragée par ma propre incapacité....

Bonne nuit

Clo

bonjour et

En ce qui concerne ce problème, tu as déjà fait le plus difficile : l'effort de recherche. Ma première réponse (tout au début du fil) donne en principe une réponse satisfaisante et détaillée.

Si tu as des difficultés d'application, il faut préciser ta question : Si tu as essayé de tester ma première réponse, qu'est-ce qui te pose problème ?

Pour toute autre question, il faut faire des fils (poser des questions) qui segmente les problèmes les uns après les autres...

Toutefois un effort de réflexion préalable n'est pas inutile : Si l'utilisation d'Excel donne des résultats merveilleux, il n'y a pas de sorcellerie, ni "d'enchantement". Ce genre de résultat n'est le plus souvent que le résultat d'une longue patience et d'un travail acharné, d'un apprentissage progressif et d'une remise en question quotidienne des travaux précédents. Des projets comme le tien trouvent parfois leur finalisation au bout de plusieurs années...

On procède d'abord par petites touches et petit à petit on assemble tout cela. Tu dis : "je travaille à l'élaboration d'un classeur". Compte tenu du reste de tes propos, il me semble qu'un seul classeur pour gérer l'ensemble soit assez lourd à gérer. Toutefois on peut envisager les choses telles que tu l'expliques à condition que les devis, factures et bons de commandes soient établis dans des classeurs séparés.

Si tu envisages d'avoir un tableau récapitulatif par agent commercial (ACO) concerné, il suffit de faire un classeur par ACO et une numérotation différente pour chacun. Exactement comme s'ils travaillaient chacun sur un facturier papier personnel.

Si tu envisages d'avoir un tableau récapitulatif par agent commercial (ACO) concerné, il suffit de faire un classeur par ACO et une numérotation différente pour chacun. Exactement comme s'ils travaillaient chacun sur un facturier papier personnel. Si tu regardes à nouveau la macro en première page tu verras qu'il y est précisé que:

La macro crée dans le répertoire de travail un fichier "zk???????.dat" de zéro octet qui gère la numérotation...

Il suffit de créer autant de facturiers que d'ACO à gérer et le tour est joué. Tu auras ainsi un fichier "zka???????.dat" pour l'ACO N°1; un autre "zkb???????.dat" pour l'ACO N°2 et ainsi de suite.

Pour créer autant de facturier que d'ACO il suffit de modifier un peu la macro précitée. Pour le premier tu mets :

Private Function NumFact()
pref = "za" ...

pour le second tu mets :

Private Function NumFact()
pref = "zb" ... et ainsi de suite

Bien sur, chaque facture devra être ensuite collationnée dans une base de donnée récap. La encore il y a une histoire de macro. Difficile d'en dire plus sans faire un roman : On n'est jamais débutant bien longtemps. La première fois on découvre : Ensuite on se perfectionne ! C'est en surmontant les difficultés une par une qu'on apprend à les maîtriser. Mais il me semble difficile d'aboutir dans un projet comme le tien si tu n'as jamais touché à VBA ou à un langage de programmation. Mais là encore c'est juste un problème de volonté... Moi aussi au début j'y connaissais rien !

Quand à ACCESS, moi je veux bien. Mais tout effort d'apprentissage est long et difficile et la maîtrise d'ACCESS est encore plus complexe pour un débutant que celle d'Excel. D'ailleurs pour les aspects purement comptables des appels fréquents à Excel sont à prévoir ce qui ne simplifiera pas ta tâche... Tout dépend si tu diriges une multinationale de 80 ACO ou une entreprise familiale avec 3 ou 4 représentants...

A te lire.

Bonjour Galopin01,

En fait j'ai bien essayé de suivre tes instructions, mais il ne se passe rien, rien ne s'affiche dans la cellule et soit dit en passant, cela ne m'etonne pas vraiment, je suis très douée pour ne pas y arriver... c'est une dicipline dans laquelle j'excèle.

Merci de me rassurer concernant Acces, parce qu'alors là franchement je suis dépacée mais total grave.

En prenant le temps de relire 15 fois la même chose, je suis persuadée que j'y arriverais un jour ou l'autre.

Pour en revenir à nos petits moutons, pour l'instant j'ai créer un seul classeur, qui servira infine plus ou moins de modèle, et où je pourrais aller pêcher les documents au fur et à mesure des besoins, pour les incorporer dans les différents classeurs nécessaires et qui me servirait de référence pour retrouver toutes les formules ce qui peu s'avérer très utile quand on a une tête de linotte comme moi .

Par exemple pour facilité la vie de mes agents, j'aimerai qu'ils puissent utiliser le bon de commande qui se remplis automatiquement sans qu'ils aient pour autant tout le reste de la gestion dans leur classeur respectif.

Concernant la macro d'insertion du numéro de facture serait-il possible de l'adapter aussi au bon de commande, aux factures d'avoir, aux devis etc... sous la forme aaaamm0000, mais que le compteur ne se réinisialise qu'au changement d'année et non pas au changement de mois ?

Pour voir ce que j'ai fait de travers, et pour que je puisse comprendre mon erreur, est ce que je pourrais éventuellement te faire parvenir le fichier par mail ?

Merci encore pour toute l'aide que tu voudras bien m'accorder et de partager ainsi ta science.

Bonjour,

Dans l'immédiat, je ne vois pas l'intéret de m'envoyer ton fichier :

Tu prends n'importe quel classeur vide. Dans la première feuille...
Tu sélectionnes la cellule F5 (par exemple) tu tapes FACTURE N°
Tu sélectionnes la cellule voisine G5 et tu mets un format personnalisé 00000000 (Format / Cellule personnalisé ...)
Toujours sur la cellule G5 (ou il n'y a toujours rien d'écrit), tu fais Insertion / Nom / Définir puis dans la zone Nom dans le classeur tu entres FactureNo

YAPUKA coller la macro dans ThisWorkbook et la macro est prête à fonctionner.

Si tu fais un aperçu avant impression de ta feuille tu dois voir Facture N° 07100001. Tu peux imprimer 10 fois ta facture, tu auras 10 fois le même numéro... Excel considère que tu réédites la même facture.

En revanche si tu supprimes le N° affiché, lors du prochain aperçu tu auras le N° 07100002 preuve qu'Excel a bien compris qu'on éditait une autre facture.

Si tu as un tant soit peu compris le fonctionnement d'Excel tu utiliseras donc une facture modèle (facture.xlt) donc non modifiable.
Facture que tu enregistreras comme bon te semble, dans une BD ou dans un fichier, comme bon te semble ...

Comme à chaque fois, tu partiras d'une facture vide, le numéro s'incrémentera à chaque édition...

Evidement ce genre de sport suppose que tu maitrises un minimum VBA. (en particulier pour le report des factures et autres données dans les différees bases de données)

Concernant la numérotation :

Nota : je viens de modifier un poil ma réponse précédente (il fallait lire :pref = "za" ... "zb")

Cette numérotation est pour la partie numérique un standart compris par tous les comptables de France (et d'ailleurs...) Je te déconseille donc d'en changer. En effet dans cette structure actuelle tu peux éditer 9999 factures par mois, si tu ne remets pas à zéro chaque mois, ça limite tout de suite ta possibilité de faire des affaires.

En outre,il ya un aspect statistique non négligeable dans une numérotation mensuelle : tu connais toujours en permanence le nombre de facture traitée ce mois ci. Si vers le 15 Octobre ta numérotation tourne autour de 07100037 tu pourras en déduire que la fin de mois va être difficile... Tandis qu'une numérotation du genre 07106512 ne te dira rien du tout avec le système que tu veux mettre en place...

Pour la partie alphabétique "za", "zb"... Ce préfixe est de mon cru et issu de mon expérience personnelle.

Si tu n'as qu'un classeur à gérer (une seule numérotation) le préfixe "zz" convient parfaitement. Si tu as des recherches à faire dans ton système de fichier, comme il est peu probable que quiconque s'amuse à baptiser ses fichiers "zzAbracadabra", ou "zzMonBeauSapin" tous tes fichiers de suivi de numérotation ne te gèneront pas et seront tous rassemblés vers la fin de ton répertoire... (Pour peu qu'il soient classées par ordre alphabétique.)

Dans ton cas personnel, tu peux utiliser un classeur modèle avec une numérotation zz pour les factures, zy pour les devis, zx pour les commandes

Si tes ACO ont chacun un facturier perso, carnet de devis... il sera sans doute nécessaire de mettre une troisième lettre, mais cela demande une modification de la macro.

Ainsi structuré ta numérotation te permettra, sans autre recherche que de regarder la numérotation, de retrouver directement touts les devis d'untel pour le mois d'Avril, ou le nombre d'affaire réalisées le mois précédent... Bien sur on peut toujours faire plus compliqué, mais quand on ne maîtrise pas trop, mieux vaut utiliser des trucs rodés !

Enfin pour le bon fonctionnement du forum, je te répète de monter tes propres sujets : ça permet de bien suivre une question sans s'embarrasser de disgressions inutiles ou sans rapport avec ton problème.

Je reçois quotidiennement plusieurs centaines de mails de toute nature et malgré que je fasse un nettoyage régulier je collectionne outre mes propres démos un nombre impressionnant de classeurs récupérés ici ou là. Il est bien plus facile de gérer ce genre de question l'une après l'autre sur les fils d'un forum que dans le bazard de mes fichiers. En outre d'autres inetrvenant peuvent également apporter des solutions autres, meilleures ou sur des questions que je ne maîtrise pas, ou parce que mon temps est limité...

A+

En complément de ma réponse précédente je te donne une macro modifiée avec 3 "zzz" qui te permet de gérer plusieurs ACO et plusieurs type de factures, devis, commandes...

ACO1 + factures : zzz
ACO1 + devis : zzy
ACO1 + commandes : zzx
ACO2 + factures : zyz
ACO2 + devis : zyy
ACO2 + commandes : zyx
ACO3 + factures : zxz
...

la macro modifié avec une numérotation mensuelle de 1 à 9999 :

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
If Range("FactureNo") = "" Then Range("FactureNo") = NumFact
End Sub

Private Function NumFact()
pref = "zzz" & Right(Year(Date), 2) & Format(Month(Date), "00")
sFich = pref & "????.dat"
z = Dir(sFich)
If z = "" Then
Open pref & "0001.dat" For Random As #1
Close #1
End If
z = Dir(sFich)
NumInc = Format(CInt(Mid(z, 8, 4)) + 1, "0000")
Name z As Left(z, 7) & NumInc & Right(z, 4)
NumFact = Mid(z, 4, 8)
End Function

A+

Bonsoir Galopin01

Tout d'abord un grand merci pour ta patience. Grâce à tes explications détaillées, j'ai réussi à insérer le numéro de facture automatique.

J'ai encore une petite question, est ce que c'est le même code qui s'utilise aussi bien dans la feuil de calcul Facture, que dans la feuille Bon de commande ou encore dans la feuille Avoir, ou Devis ou y'a t'il quelque chose à changer dans la macro en fonction de la feuille de calcul.

En fonction du classeur d'agent on adapte donc la macro de la façon suivante (c'est pour voir si j'ai bien callé)

pref="zzz" pour facture de l'ACO1

pref="zzx" pour devis de l'ACO1

pref="zzy" pour commande de l'ACO1

pref="zz?" pour devis de l'ACO1 (par exemple)

dans le cas de l'ACO4 ou encore l'ACO5 que faut il alors utiliser ?

pref="xxx" pour facture de l'ACO4

pref="xxz" pour facture de l'ACO5 (par exemple)

En tout cas un grand merci pour tes infos et conseils, qui sont très précieux

Bon il ne me reste plus qu'à m'attaquer au cumul automatique mensuel puis annuel des pièces par ACO et un cumul mensuel puis annuel des factures clients direct et ensuite une récap pour l'ensemble !

Yapuca

mais ce sera là l'objet d'autres fils

Bonne soirée

Bonsoir,

Ben... Non ! je te voyais bien venir dans ce sens là mais il me manquait quelques précisions. J'ai évoqué un peu cette problématique dans le reste du fil, mais tout reste à faire...

Si tu utilises ce principe dans un classeur multifeuille il faut d'abord mettre en place un système de repérage de la feuille active : En 'ti nègre ça donne

- si Feuille1 alors Facture
- si Feuille2 alors Devis...

Le système de lettrage... (zzz) Tu as un peu zappé une partie des explications et ta question est absurde... Dans mon exemple Devis est zzx, donc ton zz? tombe à l'eau...

Je recommence : Dans zzz...

- La première lettre est invariable et ne sert qu'a regrouper tes N° de gestion en fin de dossier.
- La deuxième lettre identifie l'ACO. On aura donc toujours
zz... pour l'ACO1,
zy... pour l'ACO2,
zx... pour l'ACO3 et ainsi de suite en remontant l'alphabet...

- La troisième lettre identifie le type de numérotation : J'ai pris
z pour facture
y pour devis
x pour commande ou pourrais prendre
w pour reçus (par exemple) et ainsi de suite en remontant l'alphabet...

Un pref = "ztx" identifierait donc avec certitude une commande de l'ACO7

Avant que je te fasse du "sur mesure" quelques éléments de compréhension me sont nécessaires pour appréhender globalement ta problématique.

Comment envisages-tu de distribuer tes classeurs. Tes ACO travaillent-ils séparément :

- chacun avec son ordinateur portable, ou...
- en réseau : chacun sur un poste différent, ou ...
- tous sur le même ordinateur à des moments différents ?

Puis les questions qui en découle : Comment (dans le contexte précédent) organises-tu le partage de l'information ? (la collecte des factures, devis et autres joyeusetés) et le partage des données de ta BD (clients, références, etc...)

Questions subsidiaires qui me permettront d'évaluer la pertinence du truc. Combien d'ACO comptes tu gérer et quel est ton secteur d'activité ? (On ne gèrera pas de la même manière une poignée de représentants chez un viticulteur ou dans une entreprise qui facture à la fois de la main d'oeuvre et du matériel)

Pour reformuler ma question j'ai besoin de savoir avec précision dans quoi on se lance : Il y a un problème de dimensionnement je dois appréhender tout de suite. Inutile de se lancer dans les grands travaux si c'est pour se rendre compte dans quelques mois qu'en fait ton truc est vraiment du domaine d'ACCESS !

Pendant ce temps, je te bricole une macro multifeuille.

A+

Bonjour Galopin,

merci pour tes réponses pertinente.

Donc, pour la question lettrage en fait d'absurde, j'ai fait une petite erreur de frappe, et oui quand on veut faire vite, il faut tout d'abord faire doucement

Il fallait donc lire

pref="zz?" pour Bon de livraison de l'ACO1, par exemple... mais, en fait maintenant que j'ai l'info, qu'on remonte dans l'alphabet cela devrait donner pref="zzw"

Petite précision, juste pour info, je comprend plutôt vite quand on m'explique très longtemps

Concernant les précisions que tu demandes:

Les ACO travaillent chacun pour soi, et ils s'organisent comme ils le souhaitent. Je ne souhaitent pas qu'il ai accés à notre gestion, mais par contre, pour leur faciliter la tâche et économiser du temps, il serait peut être utile de leur créer un classeur Commande (par exemple) où se trouverai naturellement la feuille bon de commande automatisée, pour cela je crois que les données, doivent être inclus dans le classeur, mais je ne voudrais pas que les ACO aient accès aux différentes feuilles de données, et hop une problématique.

Une fois que je suis en possession des bons de commandes, c'est moi qui centralise toutes les "joyeusetés" comme tu les nommes si bien dans les classeus respectif des ACo, (avec cumul à ne pas oublier) et qui ensuite établi et édite les fameuses joyeusetés aux clients respectifs.

le Secteur d'activité est commerciale uniquement, il n'y a donc que de la facturation marchandises et frais de ports, et in fine je pense tourner avec une dizine d'ACO, rémunérés avec des coms mensuelles sur CA Ht après remise client, d'où la nécessité de cumuler les factures par classeur ACO, puis dans un classeur général qui regroupe tout le monde.

Voilà, si tu as besoin d'autres informations, n'hésite pas...

A te lire

PS concernant le système de repérage de feuille dans un classeur multifeuille, je n'ai aucune idée comment faire

Merci pour toutes tes explications

Bonjour,

Donc on peut considérer qu'ils ont sinon une entrée utilisateur, au moins un accès réseau avec ton PC ? Une clef USB ? (à préciser)

Voici une macro qui détecte dans un classeur si on édite une facture ou un devis, ou... autre chose ! (et numérote of course !)

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
Dim param$
Select Case ActiveSheet.Name
Case "Devis": param = "z"
Case "Factures": param = "y"
Case "Commandes": param = "x"
Case "Bons de L": param = "w"
End Select
If Range("G10") = "" Then Range("G10") = NumSuit(param)
End Sub

Private Function NumSuit(param$)
If param <> "" Then
pref = "zZ" & param & Right(Year(Date), 2) & Format(Month(Date), "00")
sFich = pref & "????.dat"
z = Dir(sFich)
If z = "" Then
Open pref & "0001.dat" For Random As #1
Close #1
End If
z = Dir(sFich)
NumInc = Format(CInt(Mid(z, 8, 4)) + 1, "0000")
Name z As Left(z, 7) & NumInc & Right(z, 4)
NumSuit = Mid(z, 4, 8)
End If
End Function

Il ne t'aura pas échappé qu'il y a en fait 2 macros qui doivent se loger dans le module ThisWorkbook du classeur de chaque ACo :
La Fonction NumSuit fourni ou non un N° en fonction du paramètre fournis par Private Sub Workbook_BeforePrint

A la différence du cas précédent il n'est pas nécessaire de nommer la cellule devant recevoir la numérotation.
Dans cet exemple il est créé quatre feuilles respectivement nommées Devis, Factures, Commandes et Bons de L

Dans ces quatres feuilles c'est la cellule G10 qui recevra la numérotation. (Pour ne pas trop compliquer le problème...)

Bien sur dans le classeur de chacun, il faudra modifier dans la Fonction NumSuit :

pref = "zZ" 'pour l'ACo1
pref = "zY" 'pour l'ACo2
pref = "zX" 'pour l'ACo3

... et ainsi de suite!

En dehors des noms de feuilles qui doivent correspondre à ta réalité et en dehors de l'adresse de cellule G10 et des pref = "z?" ... Il ne doit pas y avoir d'autre modifications.

S'il y a d'autres feuilles dans le classeur, aucun Numéro ne sera produit dans la case G10 (sauf si on rajoute une ligne :

Case "blabla": param = "v" '... dans Private Sub Workbook_BeforePrint