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 excel déconne avec publipostage word
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sandrillonne
  Posté le 23/03/2005 @ 22:15 
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Petit astucien
bonjour à tous je viens vers vous tous car je suis persuadée que quelqu'un à la réponse aux questions que je me pose. Alors voilà la situation de départ : je travaille sous Word à partir d'un document texte ouvert. je fais appel à un fichier Excel pour réaliser un publipostage. 2 anomalies attirent mon attention lorque je réalise le publipostage et je n'arrive pas à les corriger moi-même : 1°) les champs de fusion que j'indique sur le document texte de départ ne donnent pas les informations voulues (décalage d'une colonne) sur la lettre type. j'ai beau réitégrer les champs de fusion, rien à faire. De temps en temps un message apparait pour me dire que les champs demandés n'existent pas dans mon fichier Excel ! et sans avoir le temps de chercher faute de surcharge de travail, je perd mon temps à corriger les informations à la main, donc le publipostage ne m'apporte rien ! 2°) un autre problème se pose mais celui là est largement moins génant, juste agaçant ! situation de départ : le fichier word est ouvert et le lien automatique avec le fichier Excel réalisé (donc ouverture automatique du fichier Excel), je reviens sous Excel pour rechercher le numéro de la ligne que je vais fuisionner. Mais systématiquement ma souris se positionne sur une case de la ligne 3000 et quelques et colonne BX ou plus loin encore...enfin voilà l'idée de se que ca donne...alors je dois remonter les barres de défilement, et c'est agacant. Est-ce un bug d'Excel ou est-ce possible de le paramétrer dans Word ? Merci pour vos réponses. Sandrillonne
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sourisdeservice
 Posté le 23/03/2005 à 23:42 
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  Grande Maîtresse astucienne

Salut Sandrillonne, Quelle version de Word et Excel ? Je pense que tu devrais commencer par revoir ton fichier excel et le vÚrifier. Nommer ta feuille de noms etchanger le nom de ton fichier aussi Ensuite dans ton document de Word, tu utilises un document vierge pour ne plus avoir d'anciennes informations et cela devrait aller mieux Tes champs de fusion, tu ne dois jamais taper leur nom mais les insÚrer en les sÚlectionnant dans la liste des champs En connaissant ta version, on pourra mieux te guider
sandrillonne
 Posté le 15/06/2005 à 17:26 
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Petit astucien
Bonjour, Je reviens sur le mÛme problÞme (toujours pas rÚsolu, et oui !!). J'ai pris le temps cette aprÞs-midi de rechercher et corriger cette erreur mais rien n'y fait. J'ai mÛme essayÚ de corriger avec une collÞgue mais ni l'une ni l'autre n'y parvient. Nous avons refait en intÚgralitÚ le document sous Word 2000(version 9.0). Nous avons auparavant modifiÚ les intitulÚs de colonnes sous Excel 2000 (version 9.0) en supprimant tous les espaces et apostrophes et autres caractÞres spÚciaux. Nous avons redonnÚ la localisation du document corrigÚ dans la commande publipostage, et avons rÚintÚgrÚ les champs de fusion (avec les nouveaux intitulÚs). Nous avons fermÚ le document Word avant de le rouvrir pour une effectuer le publipostage. L'erreur n'est toujours pas corrigÚe. Les premiers champs de fusion fonctionnement trÞs bien. Puis sur les champs suivants, les informations obtenues correspondent aux informations de la colonne prÚcÚdente.... ! Une colonne vide pourrait-elle influencer la localisation des donnÚes par Word lors du publipostage ? Je n'ai pas rencontrÚ de problÞmes sur d'autres fichiers auparavant. Je n'ai pas essayÚ de renommer le fichier sous Excel. Dans l'attente de votre aide. Sandrillonne

Modifié par sandrillonne le 15/06/2005 17:28
ritchi92
 Posté le 16/06/2005 à 07:26 
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Astucien
tu rÚponds toi-mÛme Ó ta question la base de donnÚes dans EXCEL doit Ûtre homogÞne sans ligne de ou colonne qui coupe cette base ni de cellules fusionnÚes cela va peut-Ûtre rÚpondre Ó ton pB
Yora_senior
 Posté le 16/06/2005 à 10:55 
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Astucien
Bonjour, Comme le dit Ritchi92, la base de donnÚes Exel doit Ûtre cohÚrente, pas de cellules fusionnÚes au hasard du tableau, par exemple. Par contre une colonne vide (vide de donnÚes, mais avec un titre quand mÛme) fonctionne parfaitement. De mÛme pour une ligne vide et vous avez dans les options de fusion la possibilitÚ de cocher "Ignorer les lignes vides" pour ne pas Úditer un document vide. Vous disposez aussi d'un outil dans la barre d'outils publipostage: "VÚrifier la fusion". Vous cliquez dessus puis puis vous cochez la case qui vous intÚresse parmi les 3 possibilitÚs de vÚrification.
sandrillonne
 Posté le 20/06/2005 à 11:31 
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Petit astucien
Bonjour, je reprends quelques extraits de ton message pour y rÚpondre : Pour "la base de donnÚes Excel doit Ûtre cohÚrente, pas de cellules fusionnÚes au hasard du tableau ", le document ne comporte pas de cellules fusionnÚes mais je vais faire "un check up" quand mÛme (demander la "dÚfusion" de toutes les cellules !!. Pour "Par contre une colonne vide (vide de donnÚes, mais avec un titre quand mÛme) fonctionne parfaitement.", merci, car je ne le savais pas. Toutes mes colonnes comportent un titre, donc l'erreur n'est pas lÓ ! Pour "De mÛme pour une ligne vide et vous avez dans les options de fusion la possibilitÚ de cocher "Ignorer les lignes vides" pour ne pas Úditer un document vide." j'ai vu l'option mais nous n'avons pas ou peu de lignes vides et de toutes faþons, peu importe si un document vide est crÚÚ Ó la fusion, car nous vÚrifions avant d'imprimer. Pour " Vous disposez aussi d'un outil dans la barre d'outils publipostage: "VÚrifier la fusion". Vous cliquez dessus puis puis vous cochez la case qui vous intÚresse parmi les 3 possibilitÚs de vÚrification. ", nous avons testÚ les 3 possibilitÚs mais aucune erreur n'est signalÚe au moment de la fusion... Bizarre vous avez dit bizarre ??? bon ben il faut encore plancher sur ce problÞme.. Bon courage Ó tous et merci pour vos petits conseils prÚcieux. je vais voir si je ne peux pas faire une copie de la source (bdd excel), peut-Ûtre que ca marchera mieux...ca arrive souvent qu'il y ait des bugs sous excel. Sandrillonne
Yora_senior
 Posté le 20/06/2005 à 12:36 
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Astucien
Bonjour, Il m'est venu une idÚe. Si vous disposez d'Access, pour vÚrifier que votre Base de donnÚes Excel est bien cohÚrente vous l'importez sous Access. Ensuite pourquoi pas, si tout s'est bien passÚ, lancer le publipostage Ó partir de la table Access (toujours pour vÚrification). Ou aussi sur Word. Insertion, Fichier. Dans type de fichiers sÚlectionner tous les fichiers. SÚlectionner votre fichier Excel et dans la petite boite de dialogue qui s'affiche, cocher la case "Format pour publipostage".
sourisdeservice
 Posté le 20/06/2005 à 20:56 
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  Grande Maîtresse astucienne

Salut, Je sais que si on fusionne avec une liste crÚÚe dans Word, on ne peux pas avoir de titre dans son document Word, seulement un tableau avec des titres de colonnes Peut-Ûtre dans excel, y a-t-il une ligne de titre au dessus du tableau des donnÚes qui perturberait le fonctionnenemt Dans excel, si la feuille d'un fichier est trop modifiÚ, il vaut mieux en recrÚer un autre par copier/collage spÚcial/valeur et attribuer le format texte Ó tout (par sÚcuritÚ) sur une autre feuille Quelles versions de Word et Excel ? Il est possible d'utiliser des publipostages avec des donnÚes Excel crÚÚes dans des versions antÚrieures de Word. Pour ouvrir et utiliser ces publipostages dans Word 2002 ou versions ultÚrieures, vous devez installer Microsoft Query. Query n'est plus nÚcessaire pour crÚer de nouveaux publipostages dans Word 2002 ou versions ultÚrieures.

Modifié par sourisdeservice le 20/06/2005 21:10
Yora_senior
 Posté le 20/06/2005 à 21:11 
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Astucien
sourisdeservice a Úcrit :
Salut, Je sais que si on fusionne avec une liste crÚÚe dans Word, on ne peux pas avoir de titre dans son document Word, seulement un tableau avec des titres de colonnes Peut-Ûtre dans excel, y a-t-il une ligne de titre au dessus du tableau des donnÚes qui perturberait le fonctionnenemt Dans excel, si la feuille d'un fichier est trop modifiÚ, il vaut mieux en recrÚer un autre par copier/collage spÚcial/valeur et attribuer le format texte Ó tout (par sÚcuritÚ) sur une autre feuille
Bonsoir, Tout Ó fait d'accord avec vous en ce qui concerne le tableau sous Word, mais cela se fait tout seul avec la manipulationdont je parle et sachant que justement cette manipulation peut permettre de dÚcouvrir un Úventuelle anomalie du tableau Excel, car que ce soit avec l'importation sous Access ou l'insertion sous Word, s'il y a une anomalie dans le tableau d'origine (Excel) on a toutes le chances d'Ûtre prÚvenu de cette anomalie.
sourisdeservice
 Posté le 20/06/2005 à 21:16 
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  Grande Maîtresse astucienne

As-tu des champs d'un type particulier ?
sandrillonne
 Posté le 20/06/2005 à 22:48 
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Petit astucien
sourisdeservice a Úcrit :
As-tu des champs d'un type particulier ?
les colonnes du fichier excel ont pour format : soit standard, soit date, soit texte, soit numÚrique. C'est une base de donnÚes d'adresse + info confidentielles de diffÚrentes personnes. J'ai des donnÚes numÚriques, des donnÚes textes. AprÞs toute cette discussion, je remarque que les donnÚes qui crÚent les erreurs sont de type numÚrique. mais j'utilise un champs de type numÚrique (code postal) qui fonctionne trÞs bien. Celles qui apparaissent normalement sont de type texte. Euh sinon, et bien je vais essayer d'importer les donnÚes dans access. je vous tiens au courant. Merci beaucoup pour tout cela. seule je ne pourrais y arriver. sandrillonne
sourisdeservice
 Posté le 20/06/2005 à 23:49 
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  Grande Maîtresse astucienne

Ce champ code postal, es-tu certain qu'il est de type numÚrique ? Il faut Ûtre conscient que le fait de n'Ûtre composÚ que de chiffre ne prouve pas qu'il est de type numÚrique Est-ce toi qui a crÚÚ cette base de donnÚes ? As-tu aussi essayÚ une fusion sans le champ qui semble Ûtre en cause. Si c'est la date, il faudrait envisager de recopier dans une autre colonne la date en la transformant en texte. avec cette formule =JOUR(A4)&" / "&MOIS(A4)&" / "&ANNEE(A4) si la date est en A4
catpat
 Posté le 21/06/2005 à 11:37 
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Nouvelle astucienne
Bonjour, J'ai moi aussi des soucis de publipostage sous WORD 2000 et excel (sous XP). Je fais une fusion entre un texte word et excel et je rencontre un problÞme de date. Bien que les dates soient au bon format sous excel (jour/mois/annÚe) ex 12 juin 2005, elles ressortent sous format anglais dans la fusion (mois-jour-annÚe) !! la solution que tu proposes de transformer cette date en texte pourrait-elle s'appliquer ? Je souhaiterais essayer, par contre je m'interroge sur la signification d'une partie de l'expression "A4" ?????? Merci d'avance catpat
sourisdeservice
 Posté le 21/06/2005 à 11:44 
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  Grande Maîtresse astucienne

[url]https://forum.pcastuces.com/sujet.asp?SUJET_ID=45337[/url] Salut Captat, Dans le lien ci-dessus tu trouveras un sujet sur ce problÞme Concernant A4: dans la cellule A4 par exemple on entre une date dans la cellule B4 on tape la formule cela te crÚe une chaine de caractÞre au lieu d'une date en format numÚrique

Modifié par sourisdeservice le 21/06/2005 11:52
sandrillonne
 Posté le 21/06/2005 à 18:37 
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Petit astucien
Merci beaucoup pour cette remarque (format texte pour la date), j'essaye demain dÞs que j'arrive au travail... Mon petit doigt me dit que tu as touchÚ la cible ! sandrillonne
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