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 excel intergrer dans un tableau des valeurs venant de tableauSujet résolu
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Nemotic
  Posté le 13/12/2014 @ 18:02 
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Petit astucien

Bonsoir

Je suis à la recherche d'idées pour intégrer dans un tableau "résumé" des cellules venant d'autres tableaux.

Je m'explique :

J'ai un tableau comportant deux feuilles, l'une pour mes heures et l'autres pour mes notes de frais.

J'aimerai intégrer dans un tableau excel (que j'ai déjà créé)qui résume la liste de mes chantiers afin de suivre mes heures et remboursement.

Mon problème est que pour chaque chantier j'ai un tableur et je souhaiterai résumé de façon automatique dans mon autre tableau.

année 2014-------fichier chantier A (heures + frais)

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Nemotic
 Posté le 13/12/2014 à 18:12 
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Petit astucien

Désolé j'ai fais une erreur de manip

dossier année 2014 -------fichier chantier A (heures + frais)---|

-------fichier chantier B (heures + frais)---|----------Fichier résumé avec récupération dans les fichiers chantier (heures, numéro d'affaire, frais avancés)

-------fichier chantier C (heures + frais)---|

A chaque nouvelle affaire j'utilise un master en xlsx où j'indique le num affaire, mes horaires et le détail de mes dépenses. Et dans mon tableau résumé j'entre manuellement les données.

Comment faire pour "automatiser"?

Je ne sais pas si je suis très clair mais ce n'est pas évident de vous l'expliquer.

Merci pour votre aide

poussebois
 Posté le 13/12/2014 à 18:26 
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  Maître astucien

Bonjour ,

Tu fais un Copier de la cellule d'origine.

Dans la cellule destination (autre fichier), tu fais Collage Spécial et Coller avec liaison.

Si tu fais une modif. dans la cellule d'origine, elle sera automatiquement prise en compte dans la cellule destination.

@ +



Modifié par poussebois le 13/12/2014 18:28
ferrand
 Posté le 13/12/2014 à 18:54 
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  Astucien

Salut,

Je suis à la recherche d'idées

Dans ce cadre, je conseillerais : d'abord utiliser un seul classeur, ensuite dans ce classeur une seule feuille par chantier, regroupant heures et notes de frais, enfin une feuille récap de l'ensemble des chantiers, alimentée par les autres feuilles.

Un schéma simple donc, pour éviter de se compliquer inutilement...

Nemotic
 Posté le 13/12/2014 à 18:55 
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Petit astucien

Bonsoir

Merci pour ta réponse.

Je le fais dèjà pour des valeurs dans mon fichier chantier.

Ce que je cherche, c'est plutôt une liaison automatique entre "chantier et "résumé".

Plus j'y réfléchis, plus je me demande si cela est possible....

Il faut une référence de départ soit en ouvrant le fichier "maitre chantier" à partir de "résumé" et il crée les liens ou depuis le "maitre chantier" qui intégre une ligne dans "résumé".

A ce stade je pense que cela demande une macro et à ce stade c moi qui suis largué.....

Nemotic
 Posté le 13/12/2014 à 19:07 
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Petit astucien

Je pense que je me suis mal exprimé...

Ces deux feuilles sont dans le classeur "chantier", je crée un classeur par chantier que je sauve dans un dossier "affaire" avec tout les fichiers correspondant à cette affaire.

Ce classeur est mon résumé...

ferrand
 Posté le 13/12/2014 à 23:37 
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  Astucien

Lorsque je parlais d'un seul classeur, j'entendais bien un seul classeur pour tout faire ! Tu dis : "Je le fais déjà...", je ne vois pas quoi, je ne vois pas ce que tu ferais de la démarche que je préconise ! Tu illustres d'ailleurs que tu fais tout à fait autrement !

Je résume : tu as un classeur contenant 2 feuilles, qui sont des états (ou appelle-les comme tu veux), c'est à dire un résultat final, visiblement destiné à l'impression... (ce qui n'exclut pas bien sûr une conservation sous forme de fichiers). Et tu reproduis ce classeur en autant de chantiers, ce qui en fait un certain nombre... Si tu saisis tes données initiales (celles qui donnent lieu à l'établissement de ces états et que tu veux par ailleurs récapituler) directement sur ces feuilles, tu les éparpilles et probablement sous une forme qui ne facilite pas leur récupération (et qui ne doit d'ailleurs pas faciliter leur saisie).

Le point clé réside (comme souvent) dans la saisie des données, d'une façon qui permet de le faire aussi facilement et rapidement que possible, et sous une forme qui facilite les divers traitements ultérieurs auxquels elles sont destinées, dont la production de tes documents de sortie d'une part et la récap que tu souhaites en faire d'autre part.

Rien n'empêche de conserver ton classeur "chantier" comme modèle pour générer les documents afférents. Mais en ce qui concerne la saisie initiale, et le pilotage de l'ensemble, c'est dans le classeur que tu appelles "résumé" que cela devrait se passer...

Autre chose : pour avoir des réponses pratiques, dès lors que ça dépasse le cadre de la mise au point d'une formule, des classeurs modèles reflétant exactement ce que tu recherches sont indispensables. Sans cela on reste au stade de la discussion théorique.

Nemotic
 Posté le 14/12/2014 à 10:34 
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Petit astucien

bonjour Ferrand

Ma réponse ne t'était pas destinée mais à poussepois quand il me dit de lier des cellules entre classeurs.

Tu dis un seul classeur, une feuille heures + frais et une résumé, pour moi le fait d'avoir un seul classeur risque de ne pas être pratique lors de la consultation si tu as un nombre certain de chantiers et le fait de créer un classeur par chantier que je sauvegarde dans un dossier concernant l'affaire et d'utiliser un autre classeur résumé (image "suivi avance sur frais") que je sauvegarde dans le dossier de l'année en cours ne me semble pas compliquer la logique. (non?)

Je pense que mon souhait n'est pas possible, le lien qui doit chercher des cellules dans un fichier vers un autre, que je souhaite automatique, aura un problème de référence.

Peux tu expliquer ta dernière phrase "des classeurs modèles reflétant exactement ce que tu recherches sont indispensables"

ferrand
 Posté le 14/12/2014 à 12:03 
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  Astucien

Bonjour,

Tu ne donnes pas de précisions quant à ta saisie, mais sauf infirmation de ta part je suppose que tu l'opères dans ton classeur "chantier" (que tu sauvegardes après saisie). Ma suggestion était de faire de "résumé" ton classeur de base pour gérer l'ensemble, et donc en faire celui sur lequel opérer la saisie...

J'avais laissé de côté les liaisons entre classeurs. Je n'en suis pas partisan en général, car cette méthode s'avère finalement lourde, peu souple, finit souvent par générer des problèmes, et la suppression de liaisons n'est jamais aisée. Il est vrai qu'au départ c'est sans doute celle qui semble la plus facile à mettre en oeuvre, comme te l'a indiqué Poussebois, soit par un copier-coller avec liaison, soit au moyen d'une formule. Dans ton cas, elle présente un inconvénient majeur (à mon sens), c'est qu'à chaque classeur "chantier" que tu enregistres après saisie, tu seras obligé de le "relier" à ton classeur "résumé", soit un certain nombre de manoeuvre, une pour chaque valeur que tu veux retrouver en "résumé". Je ne vois aucun gain notable par rapport à une saisie manuelle.

Sous réserve des conditions dans lesquelles s'effectue la saisie (qui peuvent nécessiter des adaptations) , le schéma méthodologique me semblait assez clair :

- une feuille de saisie (que je ne vois aucune raison de mettre ailleurs que dans "résumé", à rebaptiser...) organisée de façon à faciliter la saisie des informations à entrer successivement dans l'ordre logique où tu les obtiens...

- une fois la saisie effectuée (supposons la définitive, si ce n'est pas le cas il faut bien sûr prévoir la possibilité de compléter ou modifier), tu valides (par exemple en cliquant sur un bouton de validation), ce qui lance une procédure qui va d'une part servir ton classeur "chantier" et l'enregistrer, et d'autre part alimenter ton tableau récapitulatif.

Là je vois un gain effectif : tu saisis (ceci est inévitable dans toutes les méthodes), et un clic pour que le reste se fasse !

Si tu traites plusieurs chantiers simultanément, tu ne pourras te contenter d'une seule feuille de saisie. Une feuille saisie modèle te permettra de générer une feuille de saisie par chantier (que tu conserves tant que cela peut être l'objet de modifications). En l'absence de formules, le classeur restera relativement léger, et d'un point de vue pratique, tu peux ne conserver visibles que les feuilles de saisie utiles à un moment donné et masquer les autres...

Quant à ma remarque à la fin de mon post précédent, elle signifie simplement que si tu ne mets pas à disposition du forum des classeurs modèles permettant de visualiser ce que tu saisis et où, et ce qui doit se retrouver ensuite dans ta récap (et où aussi), avec toutes les indications nécessaires pour qu'il n'y ait pas d'ambiguïté, on peut discuter longtemps sans que cela ne débouche jamais sur des solutions pratiques.

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Nemotic
 Posté le 14/12/2014 à 13:24 
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Petit astucien

Je ne pense pas que la méthode résumé vers chantier puisse fonctionner pour moi.

Dans le classeur chantier (feuilles pour les RH et la compta), la feuille pointage me sert pour mes horaires journaliers de travail et de voyage qui me calcule le total jour ainsi que le total semaine que je reporte dans le classeur résumé pour mes stats.

Dans la feuilles note de frais toutes mes factures dont je reporte la somme vers "résumé" pour le suivi du remboursement.

J'utilise des copiés avec liaisons dans le classeur chantier pour lié affaire, type, dates,..... entre les deux feuilles.

Je sauve le classeur dans un dossier affaire qui est un sous dossier de l'année en cours, dans ce dossier je sauvegarde une copie des factures, images, documents liés à l'affaire...., Le classeur "résumé se trouve à la racine du dossier de l'année en cours.

C'est les trois images qui sont dans mon message plus haut, je peux fournir une copie de mes fichiers si nécessaire.

Mon problème, j'aimerai que les totaux horaires, le num affaire, type, clients,...somme des frais s’intègrent "automatiquement dans le résumé pour chaque affaire, càd je crée le fichier chantier pour une affaire et les cellules sélectionnées

s’intègrent à la ligne suivante. Ce que je ne sais pas c'est comment dire au classeur résumé d'aller chercher les cellules et de les intégrer en prenant un nouvelle ligne à chaque affaire.

Je me demande de plus en plus si je ne cherche pas à me compliquer la vie, au lieu de faire un simple copié collé....

ferrand
 Posté le 14/12/2014 à 13:51 
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  Astucien

Tu confirmes que ta méthode est compliquée ! Plus exactement tu te compliques la gestion de tes activités. Mais chacun est tout à fait libre d'utiliser les méthodes qu'il choisit.

Bien sûr qu'il est possible, non pas de "dire au classeur 'résumé' d'aller chercher..." mais d'aller prélever un certain nombre de valeurs dans un classeur "chantier" pour les insérer dans le classeur "résumé", cependant en l'état des informations que tu fournis cela me paraît beaucoup moins rationnel et rapide qu'un schéma type : saisie —› constitution des états (comptables) et enregistrement de ces derniers dans leur dossier de classement [opération automatisée] —› insertion simultanée dans ton tableau de récap (ou synthèse ou suivi, comme tu veux) [également automatisée].

Si tu fournis une copie de tes fichiers, précise bien la source et la destination de chaque valeur concernée par ton propos.

Et utilise http://www.cjoint.com pour les mettre à disposition sur le forum.

Nemotic
 Posté le 14/12/2014 à 14:06 
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Petit astucien

J'ai du mal avec ta logique.

Je vais vous fournir mes deux fichiers avec un pdf illustré des liens entres mes feuilles.

Nemotic
 Posté le 14/12/2014 à 18:08 
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Petit astucien

Explique moi, je vois où tu veux en venir mais ce n'est pas très clair pour moi.

Le classeur chantier a été créé par moi à partir du cahier qu'utilisent toujours les monteurs et ce qui ne me plaisait pas, surtout au niveau de la note de frais.

Ces feuilles, je les fournis aux administratifs après chaque déplacement.

Le classeur suivi est juste pour moi, pour suivre les remboursements.

http://cjoint.com/?0LosnVQLSAr

ferrand
 Posté le 14/12/2014 à 20:54 
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  Astucien

Ça doit te prendre un certain temps (non négligeable) de saisir tes données de pointage et note de frais !

Explication préalable : quelle que soit la méthode globale de gestion, la récupération de valeurs à un endroit pour les reproduire à un autre (lorsqu'on ne le fait pas manuellement) implique d'écrire une macro (ou plusieurs s'il y a lieu, du code VBA donc) qui prélève les valeurs voulues aux emplacements prévus (en créant un tableau à cette fin, sauf cas particulier c'est le mieux à faire) et qui ensuite les affecte aux emplacements également prévus. Fort simple dans son princicpe donc.

Dans le cas tel que tu le soumets, il faut donc aller prélever les valeurs sur tes deux feuilles pour venir les reporter dans "résumé". Il n'y a que peu de valeurs à reporter ainsi, comparé au nombre de données saisies (soit moins de code dans la macro, mais le code fait justement ce que tu n'as plus à faire manuellement...) Pour le faire, il faudra ajouter la saisie dans "résumé" de quelques éléments d'identification du classeur concerné et de son emplacement.

En survolant tes différentes feuilles, j'identifie comme données saisies : 6 éléments généraux d'identification du chantier, un tableau de 7 lignes (jours) et 13 colonnes (+totaux) pour les décomptes horaires, un tableau de frais à 6 colonnes et nombre de lignes variable (+totaux également). A confirmer. Il me semble par conséquent tout à fait possible de regrouper l'ensemble des éléments à saisir sur une même feuille, en les organisant de façon à rendre la saisie plus rapide, plus facile et éventuellement plus sûre, le reste étant fait par macro.

J'aurais quelques précisions à demander à propos de certaines des données saisies (avant de te faire une proposition, si tu en es d'accord), mais cela peut attendre demain, je m'en tiendrai là pour ce soir).

Nemotic
 Posté le 14/12/2014 à 22:15 
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Petit astucien

Pas de soucis, merci

ferrand
 Posté le 15/12/2014 à 10:56 
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  Astucien

Je commence par quelques compléments qui seront nécessaire, tu as dit :

Je sauve le classeur dans un dossier affaire qui est un sous dossier de l'année en cours, dans ce dossier

- Donc, tu le sauves sous quel nom ? Ce nom peut-il être automatiquement défini ?

- "dans un dossier affaire" : Même question, le nom de ce dossier propre à l'"affaire" est-il automatiquement défini ?
S'agit-il du code à 6 chiffres désigné comme n° d'imputation et repris sous le libellé "affaire" dans le 'résumé' ?
A quel moment crées-tu ce dossier ?

- Ce dossier est un sous-dossier de l'année en cours : soit "2014" en ce moment, "2015" l'an prochain ?

Données saisies (feuille 'pointage') : on va les passer en revue pour celles qui méritent des précisions.

- Client : pas de problème à priori, valeur texte...

- Monteur : il s'agit de toi, je suppose ; la question est de savoir s'il s'agit d'une donnée constante (le cas logiquement si tu n'utilises ce système que pour tes besoins propres), toujours présente, ou si variations (donc à traiter avec les saisies). Même chose pour le n° en regard (279 dans ton modèle) : un identifiant du monteur ?

- Une rubrique N° comporte 3 valeurs distinctes (dans ton modèle : 1411, 35, 6), lesquelles sont répercutées dans le 'résumé' sous des libellés : "Année Mois", "Semaine", "Montage". Là je me perds en conjectures, je ne vois pas de relation entre 1411 et "Année Mois", 35 ne correspond pas à un numéro de semaine pour celle indiquée (17/6/2013), et 6 qui me semblait être le mois au départ devient "Montage" ?

- Section (8700 dans le modèle) : je suppose qu'il s'agit d'une donnée constante, donc non saisie.

- N° imput. (806269 dans le modèle) : qui devient "affaire" dans le 'résumé', un identifiant du chantier ?

- Temps (549 dans le modèle) : qui devient "type" dans le 'résumé', de quoi s'agit-il ?

- Pas de remarque sur le tableau horaire, sinon 2 rubriques "Villes" par journée, un itinéraire ?

- Enfin, 3 rubriques textes : "Travaux effectués", "Fournitures", "Observations éventuelles". Sont-elles obligatoires (sauf les observations je pense) ? Quelle est la dimension maximale du contenu de chacune ? Y a-t-il un contenu type ?

Données frais de voyage : pas de précision particulière à demander, sinon pour la base de calcul des frais (6CV), cet élément peut-il varier ?

'Résumé' : les rubriques "Remboursé" et "Date" sont servies par tes soins je suppose (suivi de tes remboursements).

Par contre, je ne vois pas trop l'utilité de la première colonne "Date", sachant que la ligne concerne une semaine, et que par ailleurs il me manquerait un identifiant ordonnable (utilisable pour classer et identifier) de cette ligne (hebdomaire). Les 6 colonnes qui suivent permettent sans doute cette identification mais je ne suis pas sûr qu'ils puissent suffire pratiquement... (Si il est acquis qu'il ne peut y avoir qu'un seul chantier par semaine, le numéro de semaine pourrait être à lui seul un élément d'identification suffisant, mais est-ce le cas ?)

Enfin les 2 dernières colonnes ("Jours voyage" et "Jours travail") correspondent à quoi ? Comment ces jours sont-ils calculés ? Et à quoi sert le cartouche traduisant des durées horaires en minutes ?

Voilà un premier survol afin de recenser ce qui est à saisir et en exclure tout ce que l'on peut calculer ou définir autrement.

Nemotic
 Posté le 26/12/2014 à 18:47 
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Petit astucien

Merci Ferrand et Bonne fêtes

Je n'ai pu te répondre plus tôt, la fin d'année étant toujours une source de stress, les clients voulant être

livré avant la fin de l’année pour les budgets et le bilan, et surtout la famille.

Je vais prendre le temps dans les prochains jours de répondre maintenant que j'ai réussi à décroché un congés.

Nemotic

Bonnes fêtes à tous

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Nemotic
 Posté le 01/01/2015 à 18:16 
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Petit astucien

Bonjour et bonne année

Mon fichier est en fait un panachage de quelque chose qui existe, la feuille frais de voyage utilisé par mes collègues qui ont la chance dans un bureau (c'est du deuxième degré...je les charris souvent avec cela) et la feuille chantier que j'ai copié et modifié de sa version papier.

J'ai un dossier une l'année en cours, ex: 2014 maintenant 2015

Dans ce dossier un dossier par affaire, sous la forme (888888) (nom_client) (lieu) ex: 810950 Fils et cie Trouville les pinsons

Le numéro d'affaire est donné par le logiciel de ma sociéte. Tout ce qui a été fait pour cette affaire sera imputé à ce numéro. Le nombre à 3 chiffres sur ma feuille d'heure ex: 549 correspond à une sous rubrique d'une famille de produit.

C'est sous cette forme que les dossiers sont sur le serveur de l'usine.

Je le crée à partir du moment où je souhaite y mettre quelque chose, photo, plan,.......une copie de mes factures

Données saisies : monteur c'est moi, ...279, (non, je ne suis pas un numéro, je suis un homme libre) pour le moment je suis le seul à utiliser cette forme de fichier, mes collègues préférant sa très vielle forme papier. :-) C'est vrai que je travaille souvent à la maison, les pcs dans mon service sont rares :-(((((((( et ils ne souhaitent pas en arriver là....c'est un point de vue...Les services qui reçoivent mes feuilles préfèrent, car plus lisible....

1411 (2014) novembre 11 semaine 36 (tu as raison ce serait plutôt 45 pour novembre) 6 étant le sixième chantier de l'année. C'est un système de numérotation que j'ai créé voilà quelque temps, ma variable pour une même affaire qui dure plus d'une semaine c'est ....le numéro de semaine.

Section ne change pas

N° imput c'est le numéro d'affaire ex: 810950

Le temps c'est ici 549, c'est le type de chantier "mise en route hydro système" chaque famille à ces codes ex: 548 sav hydro système....

Villes : ville de départ et celle d'arrivée ex départ Lacourneuve, arrivée Trouville avec heure de départ et celle d'arrivée qui me donne le pointage jour puis le total semaine

Les rubrique travaux..... sont à géométrie variable, il n'y a rien de fixe, chaque rubrique est du texte libre, je pense qu'elles vont disparaitres pour migrer vers la Fiche d'affaire fourni par nos ingénieurs d'affaire mais pour le moment ce n'est pas le cas ni dans les habitudes.

Frais de voyage

La puissance change; j'ai une 6cv et le tarif varie en fonction du tableau des impôts

Résumé

La date correspond à la date de création de mon fichier pour comparer avec la date de remboursement.

Engagé : somme que j'ai payé et Remboursé somme que la compta m'a remboursé, normalement le solde doit être nul sinon il y a un soucis...

Sous "designation" ....."année mois semaine montage", correspond à mon numéro de feuille se trouvant en haut à droite de la feuille chantier, je n’avais pas encore fait de liens entre les deux feuilles.

La partie jours voyage/travail est encore en mode "brouillon", je cherche à traduire les colonnes H travail et H voyage en temps "usine" en fonction de mes horaires journaliers standards H/min si je fais ex: 39h00 cela correspond

à 4,5jours mais ceci est valable que pour l'europe. Sinon je suis bloqué à 7h30/j

J’espère avoir éclairci tes demandes.

ferrand
 Posté le 01/01/2015 à 19:04 
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  Astucien

Bonsoir et meilleurs voeux pour 2015 !

Je ne sais pas si tu réponds à toutes les questions mais c'est déjà une réponse consistante !

Je te dirai demain si je m'y retrouve après avoir mouliné tout ça.

Bonne soirée

ferrand
 Posté le 02/01/2015 à 12:23 
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  Astucien

Bonjour,

Premier balayage de tes précisions...

Classement - Tu précises que le chemin du dossier de classement d'une affaire est de la forme :

Lecteur (à préciser)\[Année en cours]\[(n° d'affaire) (nom client) (lieu)]

Pas de difficulté (en principe) pour identifier l'année en cours, à condition que utilisant le numéro de semaine tu t'alignes sur cette définition [exemple : la semaine du 29 décembre 2014 au 4 janvier 2015 est la semaine n° 1 de 2015].

Le nom du dossier de classement inclus dans le dossier annuel est un assemblage du n° de l'affaire [pas de difficulté], du nom du client [pas de difficulté non plus], du lieu [ne figurait pas jusqu'ici ! Prend-il place en L6 de ta feuille "pointage" ?]. Ces 3 éléments sont-ils simplement séparés par une espace comme tu sembles l'indiquer, ou bien y a-t-il un autre caractère séparateur ?

Ta période d'établissement de tes états de pointage et frais est hebdomadaire, il semblerait donc a-priori qu'il ne peut y qu'un jeu de ces états pour chaque semaine donnée. J'aimerais que tu confirmes si c'est bien le cas, s'il ne peut y en avoir 2 (ou même plus) sur la même semaine (concernant par exemple des clients différents) ?

Ce qu'il faut absolument établir, c'est si une ligne de ton résumé ne peut correspondre qu'à une semaine et une seule, et qu'aucune autre ligne ne peut couvrir la même semaine. Dans ce cas la semaine serait un identifiant parfait, sinon il est insuffisant...

J'ai noté qu'un chantier pouvait durer plus d'une semaine... (aucun problème lié à cet aspect).

OK pour 1411 = Novembre 2014 et précisions connexes. La numérotation des semaines est définie par une norme ISO (c'est pas au gré de chacun !).

En ce qui concerne les rubriques Travaux, etc., j'ai noté qu'il s'agissait d'une donnée texte libre : je souhaitais avoir une idée de la dimension maximale que ces rubriques peuvent atteindre, mais rien de primordial.

Je laisse pour le moment de côté les autres éléments susceptibles d'être organisés de façon à faciliter la saisie. Ce qu'il faut par contre savoir, c'est si lorsque tu crées tes états pointage et frais, le dossier de l'Affaire a déjà été créé ou si ce n'est pas forcément le cas.

Nemotic
 Posté le 02/01/2015 à 14:19 
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Petit astucien

Bonjour

Es tu sur de vouloir automatiser la sauvegarde? je fais ma sauvegarde dans le dossier cloud de mon disque c:

Puis je fais des sauvegardes #1 sur une clef et #2 sur un disque. pb de lettre de lecteur? Celà ne complique t il pas le déplacement du dossier?

[Le nom du dossier.......ou bien y a-t-il un autre caractère séparateur] ?

Je n'ai pas de souhait, l'espace entre éléments suffit.

[Ta période d'établissement .........J'ai noté qu'un chantier pouvait durer plus d'une semaine... (aucun problème lié à cet aspect).]

Il se peut que je puisse avoir plusieurs chantiers par semaine. Et une ligne correspond à une affaire donc à un état si cette affaire dure deux semaines donc deux lignes et deux états. Et si plusieurs affaires par semaine....un ligne, une affaire, un état.

[OK pour 1411 = Novembre 2014 et précisions connexes. La numérotation des semaines est définie par une norme ISO (c'est pas au gré de chacun !).]

Je suis d'accord pour l'histoire de la semaine.......J'ai simplement donné cette semaine à titre d'exemple sans faire de relation avec la date..... J'utilse ce système de numérotation "manuel" car il me situe dans le temps, l'action, mais le pb c'est que sur la feuille où il se trouve j'ai du négocier avec la mise en page en restant dans le cadre de ce qui existe...donc moins facile que de partir d'une page blanche...

[En ce qui concerne les rubriques Travaux, ...........rubriques peuvent atteindre, mais rien de primordial.]

Si tu as mes fichiers originaux, ils sont la copie conforme du papier et donc tu as leurs tailles maxi...Je fais en fonction de la taille, jamais plus grand, pas de roman.....sinon j'utilise une feuille d'intervention où je peux décrire mon intervention en long en large avec une copie pour les différents services techniques.

Bonne journée

ferrand
 Posté le 02/01/2015 à 15:27 
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  Astucien

Re,

Tu peux bien sûr faire tes sauvegardes manuellement !...

Donc, sur le point essentiel dans l'immédiat, le couple semaine-affaire identifie une ligne de suivi et un jeu d'états (déplac.-tvx et frais).

Je vois pour l'instant le schéma suivant, qui me paraît cohérent (même s'il devra encore être précisé sur pas mal de point) :

- On part de ta feuille de suivi, sur laquelle on peut disposer d'un bouton 'Ajouter' pour lancer une opération de chantier.

- En cliquant sur ce bouton, tu lances une opération : ouverture d'un formulaire (Userform) dans lequel tu saisis :
• le n° de semaine (une info. sur la fourchette de dates de la semaine s'affichera automatiquement pour que tu puisses t'assurer que tu es sur la bonne...)
• le n° d'affaire (on a là les 2 éléments d'identification pour une ligne de suivi et un jeu d'états)
mais disposant simultanément de l'ensemble des références du chantier, on peut saisir dans le même formulaire :
• le nom du client
• le lieu [note que tu n'as pas répondu sur cette question]
• le 'montage' (ta numérotation de chantier)
• le type (ou temps), qui identifie le sous-groupe d'imputation.

- En validant ce formulaire tu déclenches :
• l'initialisation d'une feuille de saisie (à partir d'un modèle), nommée avec le couple semaine-affaire, pré-servie des éléments déjà fournis, que tu n'auras plus à saisir, de même que les dates qui en découlent
• la préinscription d'une ligne sur la feuille de saisie (qui sera complétée automatiquement par la suite)
• il est possible aussi à ce moment de créer le dossier de l'affaire (à moins que tu ne l'aies systématiquement créé auparavant).

- Tu saisis tes informations sur la feuille de saisie, au fil de l'eau ou selon tes méthodes habituelle. Tu disposeras sur la feuille d'une commande de mise à jour qui mettra le suivi à jour au fur et à mesure (c'est sans doute superflu mais ça ne coûte rien !). Je laisse de côté le détail de la saisie (à voir ce qui peut être saisi à partir de listes déroulantes...)

- Lorsque toutes les saisies sont faites, une commande te permettra de lancer l'édition de tes états : ça c'est purement mécanique, on prend des données pour les insérer à leur place dans les états. La ligne de suivi sera simultanément mise à jour, bien sûr.
C'est là qu'en général on prend la précaution d'en faire un premier enregistrement, dans le dossier destiné à les accueillir. Je conserve l'idée en option (ça ne représente qu'une ligne de code...) Mais si on reprend cette option il est judicieux d'avoir préalablement crée le dossier automatiquement...

- Une autre commande doit pouvoir te permettre de proroger le chantier sur la semaine suivante, en initialisant une nouvelle feuille de saisie sans que tu aies à resaisir les références...

- Il faudra aussi prévoir l'élimination de la feuille de saisie lorsqu'elle sera devenue inutile (ce point est resté dans le vague).

Nemotic
 Posté le 04/01/2015 à 18:36 
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Petit astucien

Je pense que la création du dossier de sauvegarde doit être manuelle sur le disque souhaité (plus souple) et par un "enregistrer sous" lors de l'enregistrement de la feuille de saisie...non?

Le lieu est bien en L6 (croiseur touché)

Le reste de ton explication me va.

Élimination de la feuille de saisie?

ferrand
 Posté le 04/01/2015 à 21:39 
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  Astucien

Je pense que la création du dossier de sauvegarde doit être manuelle sur le disque souhaité (plus souple) et par un "enregistrer sous" lors de l'enregistrement de la feuille de saisie...non?

J'ai retenu plutôt l'option inverse ! Parce que étant donné que tu ne saisis plus à partir des états, au moment de leur confection, on insère des données sur modèle qu'il faut alors enregistrer sous un autre nom, et c'est une économie de l'enregistrer dans le dossier destinataire pour eux.

Dans la foulée, j'ai donc opté pour la création du dossier "affaire" lors de la 'création' d'un chantier à suivre. Et du dossier annuel lors de la réinitialisation (qui peut intervenir avant la fin de l'année). Le problème était d'éviter une erreur si ces dossiers existaient déjà, créés avant pour une raison quelconque, mais c'est en principe évitable.

Élimination de la feuille de saisie?

Qu'est-ce qui te fait dire ça ? Au contraire, je considère qu'il n'y en avait pas et qu'on en crée une ! Tu saisissais directement sur les états à remettre aux services concernés, et transférais des données sur ta fiche de suivi... On procède "à l'envers", à partir de la fiche de suivi, tu lances l'inscription d'un nouveau chantier à suivre, ce qui crée une feuille de saisie dédiée, sur laquelle tu saisis, et à partir de laquelle tu mets à jour le suivi et le moment venu tu confectionnes les états à remettre...

J'ai en principe bouclé le processus, sans modification notable par rapport aux annonces initiales. Reste à voir le fonctionnement interne de la feuille de saisie, les calculs et ce qui peut être mis sous liste déroulante... Il me reste surtout à tester le fonctionnement des macros en situation normale pour éliminer les bogues dus aux omissions involontaires, fautes de frappe, etc. et s'assurer qu'elle fournissent le résultat prévu. A toi ensuite de voir en toutes situations, si l'ergonomie convient, si je n'ai pas fait d'erreur d'interprétation sur tel ou tel point, et si des bogues apparaissent en certaines situations qu'on n'avait pas encore vus.

Je n'ai pas touché à la structure de tes documents initiaux, hormis l'augmentation du nombre de lignes sur la fiche de suivi car il me semblait difficile de ne pas dépasser le nombre existant dans l'année selon tes indications. Mais cela n'a pas d'incidence. Autre chose, l'état de frais comporte un tableau de consignation desdits frais de 18 lignes : j'ai considéré que ce nombre ne devait pas normalement être dépassé sur une période hebdomadaire. Si par contre on devait, ne serait-ce que ponctuellement dépasser ce volume hebdomadaire, soit doubler l'état, il faudrait reconsidérer la chose et redéfinir une procédure adaptée.

Un autre point qui m'a interrogé, c'est l'avance sur frais (dont j'ai supposé qu'il s'agissait d'une avance dont tu étais bénéficiaire). Mon interrogation était précisément le fait qu'un solde de cette avance soit calculé en en déduisant le total des frais avant ajout des frais voiture. Et aussi que tu ne reprennes dans le suivi que le total Espèces... Cela ne devait en principe pas avoir d'incidence sur les reports de données d'un document à un autre.

J'aurais aussi besoin de savoir si tu as déjà travaillé avec des macros, jusqu'à quel point, pour les explications préalables afin que tu puisses maîtriser la chose.

Bonne soirée.

Nemotic
 Posté le 05/01/2015 à 20:01 
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Petit astucien

Bonjour

- Il faudra aussi prévoir l'élimination de la feuille de saisie lorsqu'elle sera devenue inutile (ce point est resté dans le vague).

C'est cette phrase que je n'ai pas bien saisie.

Concernant la feuille de suivi, elle est de mon cru, elle peut être modifier à loisir. C'est certain qu'il faut partir de cette feuille pour distribuer.

La feuille note de frais a été faite par des collègues automaticiens. Normalement les 18 lignes suffisent, elle peut être limite lors de la multiplication de ticket de péage.

La cellule CB a une utilité lors du calcul des frais pour certaines personnes qui possèdent une carte de payement de la société, cela permet de décomposer en CB et espèce ( en mettant CB dans la colonne I tu indique un payement en carte)

Et comme je n'ai pas de carte de société, je n'utilise "qu'espèce".

Les cellules d'avance sur frais ont été créé récemment pour avoir un visu sur ce que j'ai consommé. et tu as raison ce devrait être H28 avec les frais annexes.

Les macros, je suis un faux débutant....j'en ai fait voici des années et je n'ai jamais pu m'y remettre sérieusement, comme pour la programmation en C, j'ai commencé avec un ami quand j'étais dans une association et

le manque de temps......

Je pars de zéro

Bonne soirée

ferrand
 Posté le 06/01/2015 à 01:24 
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  Astucien

Bonsoir,

La feuille de saisie est nouvelle. Elle a un intérêt tant qu'il y a quelque chose à saisir, et que les états sont à éditer (ou sont encore susceptibles de devoir être réédités). Au-delà elle est encombrante... Comme il est difficile de prévoir à quel moment et en fonction de quoi, pour déclencher une action automatique, j'ai mis une commande pour la détruire (sur demande donc). Mais si un critère fiable existe en la matière, on peut modifier...

L'objectif est qu'elle soit plus compacte que tes reproductions de feuilles papier. Cela reste relatif, car l'éventail de types de données saisies est large et l'organisation qui faciliterait le mieux le traitement ultérieur pourrait être déstabilisante au moment de la saisie, donc faire perdre du temps au lieu d'en gagner. Donc un compromis pour que la visualisation demeure assez semblable.

Je pensais pouvoir tester l'essentiel aujourd'hui mais d'autres sujétions... J'ai tout de même rattrapé quelques omissions qui me sont apparues ici ou là.

Tu as une idée de la programmation, cela facilitera pas mal ton approche. La maîtrise vient avec l'usage. Les macros des applications Office sont en langage Visual Basic, VBA, le A pour Application. C'est à dire que dans les applications Office, on dispose de la bibliothèque d'objets propres à l'application, que l'on peut directement utiliser et manipuler (sans avoir à les créer préalablement en programmant comme on devrait le faire si on bâtissait une application totalement indépendante). Pour avoir accès aux macros, il faut ouvrir l'éditeur VBA. Ces précisions sont peut-être déjà inutiles pour toi, mais dans le doute, autant le préciser.

Pour accéder à l'éditeur, c'est dans l'onglet Développeur > cliquer sur l'icône Visual Basic (ou bien raccourci clavier : Alt+F11).

En principe (apparence par défaut de l'éditeur), seul un volet est affiché à gauche de la fenêtre : l'explorateur de projets. Si un seul classeur est ouvert, il n'en apparaîtra qu'un avec son arborescence d'objets regroupés en 3 familles qu'il est utile de bien distinguer dès le départ.

En commençant par la fin, les Modules : c'est là que l'on écrit les macros. Si ce groupe apparaît, c'est qu'il y a déjà des macros (procédures exécutables) dans le projet. Il s'agit de modules standard, n'ayant pas de spécification particulière, et pouvant accueillir toutes sortes de procédures. En double-cliquant sur un module, on l'affiche et l'on peut voir et modifier le code exécutable qu'il contient.

Le groupe Feuilles correspond lui aux Userforms, autrement appelés formulaires ou boîtes de dialogue personnalisés. Pareil, si aucun Userform n'a été créé, ce groupe n'apparaîtra pas. Si on double-clique sur un userform, on affiche l'objet, soit le formulaire dessiné avec les contrôles qu'il contient. Par clic droit et Code (ou menu Affichage > Code) on affiche le module de code attaché à l'objet, destiné à accueillir les procédures à exécuter selon les évènements pouvant affecter les contrôles (interactions lorsque l'utilisateur lance l'affichage du formulaire et agit sur les contrôles qu'il contient).

Le groupe d'objets Excel est toujours présent par contre puisque le classeur existe et est ouvert et qu'il contient au moins une feuille de calcul. On voit donc les feuilles existantes dans le classeur, désignées par leur nom de code suivi entre parenthèses du nom de la feuille défini par l'utilisateur sur l'onglet. Un double-clic sur une feuille ouvre un module propre à la feuille qui permet notamment de programmer des actions à exécuter lors d'évènements survenant dans la feuille (changement de la cellule ou de la plage sélectionnée, changement de valeur d'une cellule, recalcul, activation ou désactivation, etc.). De même si la feuille contient des contrôles (contrôles ActiveX), même chose pour ces derniers (clic sur un bouton par exemple). Lorsque l'on clique droit sur un onglet et clique sur Visualiser le code dans le menu contextuel, on accède directement à ce module de la feuille concernée. Sous l'appellation ThisWorkbook, on a un module de même type, mais concernant le classeur lui-même : on peut interagir sur les évènements concernant le classeur (ouverture, fermeture, sauvegarde, activation ou désactivation d'une feuille, etc.)

Ce qu'on regroupe sous le terme générique de macros est un ensemble multiforme et très diversifié...



Modifié par ferrand le 06/01/2015 01:29
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