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 gestion de courrier papierSujet résolu
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louvigne
  Posté le 05/05/2008 @ 11:46 
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Astucien

SLT

Je travaille dans une mairie de 5000 âmes et mon DGS me demande de me renseigner sur le moyen de gerer le courrier efficacement j'ai cherché sur internet et j'ai vu quelques logs mais je m'adresse a vous pour avoir une aide de quelqu'un qui gere le courrier et qui me donneras son avis sur la chose

Merci

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ferrand
 Posté le 05/05/2008 à 17:13 
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  Astucien

Bonsoir,

Qu'est-ce que tu entends par gérer le courrier ? Car moi je comprends : organiser le service courrier de la Mairie d'une commune, et là on s'éloignerait pas mal du domaine Bureautique .

louvigne
 Posté le 05/05/2008 à 17:25 
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Astucien

slt ferrand

En fait tu as bien vu mais dans quel domaine tu vois le truc, je pensais a un log donc j'ai posté au bureautique

Merci

ferrand
 Posté le 05/05/2008 à 20:19 
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  Astucien

Re, à ce stade on n'est pas sur des problèmes informatiques, il y a des études à faire sur place et en connexion avec les services intéressés. L'informatique n'interviendra qu'après lorsqu'il s'agira peut-être de doter tel ou tel de moyen pour renforcer l'efficacité.

Au départ tu dois connaître ton trafic en entrée et en sortie, globalement et comment il se répartit dans ta structure. Et bien sûr en estimer les variations sur la semaine et sur l'année. Ensuite savoir ce qu'attendent tes "clients" internes pour que ça leur permette de fonctionner efficacement, donc mener una quasi étude d'audit. Tout cela suppose de monter un projet global sur lequel il est difficile de t'apporter une aide à distance.

Sur le plan informatique le seul outil qui me paraîtrait utile dans l'immédiat c'est un logiciel de gestion de projet mais outre qu'il n'est pas aisé d'en trouver de gratuit, pour utiliser efficacement un tel logiciel il te faut prendre le temps d'étudier les techniques de gestion de projet et l'utilisation du logiciel. Pour ce qui est de traiter des éléments statistiques Excel fait largement l'affaire. Là encore tu as intérêt à te familiariser avec les principales techniques d'organisation. Pour décrire les organisations, des logiciels de dessin tels que Visio sont fort utiles pour construire des diagrammes normalisés mais ici aussi les gratuits ne sont pas légion et je n'en ai pas trouvé de satisfaisant récemment.

Ceci dit, tout dépend de ce que demande ton patron et du degré d'implication qu'il te demande. Je suppose qu'il n'a pas de budget particulier à t'octroyer pour ça, ce qui limitera fortement tes possibilités d'intervention. Donc je te conseillerais volontiers d'y aller à pas feutrés et d'utiliser une démarche modulaire. Je suppose aussi que les échanges de courrier se font l'essentiel par voie postale. Dans ce cadre, il serait bon que tu te préoccupes au départ de rationnaliser la réception et l'expédition par le service courrier. De bonnes relations du service avec La Poste peuvent beaucoup aider, et de bonnes relations de ta part avec un conseiller courrier ou un responsable impliqué du Centre courrier qui vous dessert et qui pourrait venir te conseiller sur place contribueraient à te permettre de mener à bien cet aspect.

Dans le même temps tu seras vraisemblement obligé de proposer des modifications de l'organisation de votre service courrier. A faire autant que possible en collaboration avec les intéressés directs et leur accord (il faut que ça réponde aussi à leurs besoins). Si tu mènes ce maillon à bien, tu auras tout le temps ensuite de te consacrer à l'organisation interne (connexions entre le service courrier et les autres services). On viendra même te chercher pour le faire.

L'outil principal dans la première phase, c'est la langue (la tienne) et les oreilles (les tiennes aussi): écouter, montrer qu'on a entendu et savoir un peu persuader... On est un peu loin de l'informatique, mais tes besoins en la matière resteront assez légers dans la mesure où on ne te dotera sans doute pas d'une équipe pour réaliser des comptages statistiques exhaustifs. Je l'ai dit Excel me paraît largement suffisant pour manipuler ce type d'éléments et un outil de dessin léger pour illustrer tes propositions fera aussi l'affaire. Pour évaluer l'ergonomie et l'impact sur la productivité des matériels utilisés je ne vois pas d'outil informatique spécifique (mais un organisateur courrier de La Poste pourrait t'apporter des conseils utiles en la matière, il en reste encore de très performants et conviviaux à la fois...)

Dans l'immédiat, bon courage et si tu as des questions spécifiques, n'hésite pas...

louvigne
 Posté le 05/05/2008 à 22:24 
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Astucien

Merci ferrand pour l'interet que tu portes a ma question je vais mediter sur tout ça

@+

ferrand
 Posté le 05/05/2008 à 22:31 
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  Astucien

De rien ! Le courrier c'était mon métier, j'ai baigné dedans une bonne vingtaine d'année, j'ai quelques restes
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