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 Outlook - Bouton pour ranger automatiquement email
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clall
  Posté le 16/06/2021 @ 09:39 
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Nouvel astucien

Bonjour,

J'utilise depuis des années Outlook (actuellement sur 2016) et je n'utilise que très peu de règles car je dois traiter un bon paquet d'email par jour (environ 150 à 200) et je dois tous pouvoir les consulter.

La meilleure organisation que j'ai pu trouver pour le moment c'est de ranger chaque email dans le dossier qui va bien !

- un sous dossier dans la boite de réception par lettre de l'alphabet (A,B,C,D,etc.)

- dans chaque sous dossier, un dossier par expéditeur dont le patronyme ou le nom de la société commence par cette lettre, par exemple :

Boite de réception

- M

-- MonFournisseur

la seule règle automatique que j'utilise c'est le classement des confirmations de lecture dans un dossier zzz_suivi

Mon problème est le suivant, quand je reçois un email de MonFournisseur@test.fr, j'en prend connaissance et une fois que j'ai traité l'information, je le range dans le dossier MonFournisseur situé dans M

Et je scrolle beaucoup de fois dans la journée :) (heureusement j'ai une MX Master 2s avec la molette débrayable, ce qui permet de gagner un peu de temps)

Je ne peux pas mettre de règle à l'arrivée car si je fais ça, je serais obligé de scroller dans toute l’arborescence pour identifier les nouveaux emails qui arrivent, ce qui me ferait perdre un temps fou.

Ce que je veux simplement faire, c'est créer une règle qui ne s’exécute que selon 2 critères

- critère 1 : j'appuie sur un bouton

- critère 2 : la règle définie pour le mail dont l'adresse émetteur est : monfournisseur@test.fr doit être déplacé dans mon dossier "M\MonFournisseur"

Et donc ce n'est ni la réception ou l'envoi qui déclenche l'exécution de la règle, mais uniquement le clic sur un bouton rajouté dans le bandeau.

Pour résumer, j'ai besoin d'un bouton pour ranger automatiquement les emails, quand je le décide et non selon l’événement réception ou envoi.

Pensez vous qu'il soit possible de réaliser cela ?

Merci d'avance pour votre retour,

bonne journée

Cordialement

Clément

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Parpaillot
 Posté le 16/06/2021 à 16:10 
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Petit astucien

bienvenue sur PCA.

je n'utilise pas outlook et reçois beaucoup moins de mail.

j'utilise WLM et les règles de messages; la page d'accueil me permet d'afficher des filtres et en cliquant sur "courrier non lu" je les vois et peut les lire.

cette possibilité existe peut-être sur outlook !

capoucci
 Posté le 16/06/2021 à 20:58 
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Petit astucien

Bonsoir Clall

Tu ne trouveras pas ça dans Outlook, d'ailleurs, de quel Outlook parles-tu?? Outlook de la suite Microsoft office ??? ou outlook en ligne ???

Si un développeur en VBA passe par ici, il pourra peut être te concocter une modification de l'outil pour créer et ajouter un tel bouton à ton bandeau.

Cordialement.

clall
 Posté le 16/06/2021 à 21:50 
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Nouvel astucien

Merci Parpiallot, effectivement cette possibilité existe sur Outlook mais j'ai un paquet de dossiers et cette méthode ne fonctionne pas avec mon organisation personnelle :)

Merci capoucci, exact, j'ai modifié mon message en conséquence :) (c'est le client lourd Outlook 2016)

pcastuces
 Posté le 16/06/2021 à 22:21 
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Equipe PC Astuces
Bonjour,

Le sujet a été déplacé par la modération dans le forum Internet et Réseaux qui semble plus adéquat.

Vous pouvez continuer la discussion à la suite de ce message.

A bientôt.
fgondard
 Posté le 16/06/2021 à 23:37 
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  Grand Maître astucien

Bonjour,

Comme vapouci je pense que tu ne peux réaliser ton souhait qu'à partir d'un dévelopement en VBA. Le lancement de la macro ainsi créée sera ensuite être associée à un bouton que tu peux même dessiner toi-meme.

Exemple de boutons perso que j'ai dessinés pour des macro dans Word :

En fait d'après ce que je crois comprendre cette macro devrait même pouvoir être générée automatiquement. Le message étant affiché tu déclenches l'enregistreur de macro, tu effectue ton déplacement puis tu arrêtes l'enregistreur. Le problème c'est qu'il te faut une macro, donc un bouton, par destination. Le même pourrait servir aussi bien pour les messages reçus que pour les messages envoyés en rajoutant manuellement du code pour tester la valeur de CurrentFolder.Name.

Si tu veux de l'aide plus détaillée demande au modérateur de déplacer ta question dans le forum bureautique.

Par aileurs je pense que tu devrais classer tes messages ailleurs que dans ta boîte de réception. Tu pourrais te créer des dossiers perso avec pour chacun un sous-dossier "reçus" et un autre "envoyés". La boîte de réception c'est un peu comme ta boîte au lettres à ta porte. Tu n'y ranges pas tout le courrier qui t'arrive.



Modifié par fgondard le 16/06/2021 23:45
txuku
 Posté le 17/06/2021 à 09:17 
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  Astucien

Bonjour

J ai passe une partie de ma vie a essayer de gagner du temps ( beaucoup de temps ! ) -

Mainenant j en ai un peu en rab ....................

Si cela t interesses ???

Super_GEGE
 Posté le 17/06/2021 à 09:54 
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  Astucien

Désolé, avec les pb d'insomnies, il m'est impossible de me concentrer et je suis peut-être à côté de la plaque.

Tu n'as pas besoin de scroller pour lire les messages non lus.

Il doit y avoir une fonction pour faire apparaître uniquement les messages non lus ou par date.

Après tu peux utiliser la fonction de déplacement pour classer le message dans le dossier idoine.

Mais perso, je créerais un dossier "réception" avec dedans des sous-dossiers avec la même architecture que tes dossiers de rangement et une règle pour diriger mes nouveaux messages dedans.

Le message lu, suffit d'utiliser la fonction de déplacement que je t'ai donnée au début.

clall
 Posté le 17/06/2021 à 10:24 
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Nouvel astucien

Merci Super_GEGE mais malheureusement ça ne fonctionnera pas, et j'utilise la boite de réception en même temps comme gestionnaire de tâches, et je ne range le mail que lorsque le traitement est terminée.

Je cherche simplement la prog VBA avec le bouton pour exécuter la règle associée à l'adresse de l'émetteur qui range le mail dans le bon dossier, mais quand JE le veux et non sur l'évènement "à la réception du courrier"

:)

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fgondard
 Posté le 17/06/2021 à 11:10 
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  Grand Maître astucien

Je cherche simplement la prog VBA avec le bouton pour exécuter la règle associée à l'adresse de l'émetteur

Je t'ai indiqué une méthode pour créer automatiquement une macro. Si tu veux une macro unique qui en plus teste le nom de l'émetteur il faut l'étoffer mais le résultat risque de ne pas convenir à tes attentes en fonction de la manière dont ce nom se présente. Un automate ne fera pas les associations que fait ton cerveau sauf à recourir à de l'intelligence artificielle. Si tu vois "Ets Tartempion" toi tu sais que c'est Tartempion qui doit être le critère de classement.

Une macro ne créera pas de bouton. L'affectation d'une macro à un bouton est une opération manuelle et c'est toi qui doit choisir son aspect ainsi que l'endroit où tu le mets.

Tu ne trouveras pas de script tout fait répondant à ton souhait. Il faut partir d'une ébauche et la compléter donc avoir un minimum de compétence en VBA. Si tu désire obtenir de l'aide demande le déplacement de ta question dans le forum bureautique. Ce problème n'a rien à voir avec l'objet de ce forum.

clall
 Posté le 17/06/2021 à 11:20 
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Nouvel astucien

Merci fgondard, le sujet à été déplacé par la modération dans ce sous forum alors que je pense qu'à la base il était à la bonne place :)

Sinon je suis en train d'éplucher les docs techniques de M$ sur cette partie là :)

Cordialement

clall

fgondard
 Posté le 17/06/2021 à 13:18 
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  Grand Maître astucien

le sujet à été déplacé par la modération dans ce sous forum

Les modérateurs font un excellent boulot, et bénévolement qui plus est, mais tout ce qui touche à Outlook est généralement ré-aiguillé sur ce forum alors qu'il peut ne s'agir que d'un problème de bureautique. Mais ça on ne s'en apperçoit qu'après quelques échanges.

Clique sur l'icône présente dans le bandeau de chaque message pour demander le transfert dans Bureautique ou Autres langages.

Il existe un dispositif appelé actions rapides (voir ici) mais ça ne te suffira peut-être pas.

Dans cet arcticle il y a un exemple de macro de ce genre. Tu touveras certainement d'autres exemples mais qu'il faudra adapter à ton cas. On trouve aussi des guides sur l'utilisation de VBA.

La programmation ça se n'invente pas et même si l'on a déjà des notions un langage manipulant des objets peut être déroutant. Une suggestion, rends toi dans une bibloithèque et cherche y un manuel d'initiation à VBA.

Ekalb
 Posté le 18/06/2021 à 12:48 
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  Maître astucien

Bonjour,

Il n'y a pas dans les règles d'Outlook une condition du genre "Appliquer aux messages non lus"?

Je crois que si. Voir Microsoft-Outlook-Créer-des-règles-dactions-automatiques-pour-gérer-vos-mails.pdf (maevadigitalactive.com) au bas de la page 10.

Vérifie, je n'ai pas Outlook.

Si c'est le cas, quand tu as lu tes messages, tu demandes l'exécution des règles qui classeront les messages que tu as lus et pas les autres.



Modifié par Ekalb le 18/06/2021 12:50
txuku
 Posté le 18/06/2021 à 14:19 
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  Astucien

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