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 lier une facture excel à une base accessSujet résolu
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chrifleur
  Posté le 27/06/2006 @ 18:40 
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Groupe Sécurité

je me suis fait une base de données sur access dans laquelle j'enregistre tous les mouvements liés à mes animaux et elle fonctionne parfaitement pour ce que je lui demande, j'aimerais savoir s'il est possible de lier mon "bon de livraison" sous excel ainsi que ma facture à cette base de donnée, de façon à pouvoir indiquer à la fois sur l'un et l'autre, de façon simultanée, sans avoir à ouvrir les fichiers, la vente d'un animal j'ai office pro 2000 merci de vos conseils[smile]

Modifié par chrifleur le 29/06/2006 15:31
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chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 14:48 
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Groupe Sécurité

dommage, problème insoluble?

Modifié par chrifleur le 04/07/2006 14:49
sourisdeservice
 Posté le 04/07/2006 à 14:56 
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  Grande Maîtresse astucienne

Bonjour Christianef, Rien d'impossible en informatique [bigsmile] Le plus dur c'est que les As dans ce domaine voient ta demande Tu pourrais déjà un peu mieux expliquer comment est conçu ton classeur excel On pourrait aussi ajouter des tables dans access et ainsi sortir tes factures dans Access
Yora_senior
 Posté le 04/07/2006 à 15:16 
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Astucien
Bonjour christianef et sourisdeservice, Comme le dit Sourisdeservice, rien (ou presque) d'impossible en informatique. Cela dit je réponds pour l'instant mais ne croyez pas que me prends "pour un as dans ce domaine". Je suppose que votre base Access vous permet de gérer "un stock" (même s'il s'agit d'animaux, le principe est le même). Vous avez donc des entrées sans doute par date, par race etc... et vous voulez que la facturation sous excel mette à jour les sorties avec sans doute le prix ? Vous parlez de bon de livraison et de facture, dans ce cas il faut préciser si c'est l'un ou l'autre qui génére le mouvement. D'autre par un bon de livraison ou une facture ne peut pas être considéré comme une base de données Excel et exporté dans une table ou requête ACCESS. Par contre un récapitulatif de factures ou bons de livraisons peut être facilement organisé sous forme de base de données et exporté. De toutes façons les 2 cas sont faisables (l'un un peu plus compliqué que l'autre). Mais vous aurez peut-être d'autres réponses. Bon journée.
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 15:30 
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Groupe Sécurité

pour mes factures avec excel 2000 de office pro 2000 j'ai un classeur appelé factures ds lequel j'ai plusieurs types identiques pour les calculs sauf la fact ht de factures -une par feuille- suivant le type d'animal vendu, si c'est ou pas avec tva calculée d'avance (ex vente ttc, calcul hors taxe se fait "tout seul")avec des fonctions protégées pour eviter d'avoir à tout refaire. le modèle en est simple designation quantite prix unitaire prix ht au total je rajoute la tva les diverses réductions suivant les cas et j'obtiens un prix "final" le tout agrémenté suivant le cas de vaches ou de moutons lol si c'est pas clair demande donc si je vends un agneau je vais sur acces et j'enregistre la sortie de ma bête, date de sortie, motif et acheteur, ensuite je vais sur mon bon de livraison excel - très simple idem modèle que facture avec désignation de l'animal n° animal et date de naissance de l'animal çà fonctionne très bien mais j'aimerais gagner un peu de temps en faisant que dès la sortie de l'animal sur access le bon de livraison se remplisse et la facture aussi, enfin le principal c'est le bon de livraison voilà j'espère que tu arrives à lire mon charabia mais c'est tellement plus simple quand on est devant l'ordi que d'expliquer ce qui est dedans lol merci de ta bonne volonté

Modifié par chrifleur le 04/07/2006 15:31
Yora_senior
 Posté le 04/07/2006 à 17:10 
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Astucien
Re christianef, Et bien déjà une précision importante : la mise à jour est dans le sens Access-Excel et non l'inverse comme je l'avais imaginé. C'est d'ailleurs un peu plus facile dans ce sens, mais à mon avis infaisable sans utiliser du code VBA. Et pour cela il faut connaître la structure de chaque fichier Excel et de la Base de données. Dans l'attente de vous lire. Bonne soirée.
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 17:43 
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Groupe Sécurité

merci de la réponse [smile] j'ai du partir cause violent orage![confus] comment puis vous indiquer la structure de ma facture et de mon bon de livraison ainsi que celle de ma base de données? je ne sais pas où celà se trouve car si je les ai fabriqué moi-même (bon et facture)à partir d'un modèle sur le gros livre d'excel et en améliorant au fur et à mesure de mes besoins,j'ai d'ailleurs appris à me servir d'excel en essayant tous les modèles du livre, j'ai fait ma base avec l'aide de l'assistant, ne connaissant pas le langage VBA, et ensuite en apportant des modifs avec l'aide du gros pavé d'access, mais la réponse à ma question ne s'y trouve pas[rougir] je crains qu'il ne vous faille m'expliquer le travail à faire en long et en large car même si je ne me débrouille pas trop mal avec ces deux logiciels, je ne suis pas experte comme vous à bientôt et encore merci pour tout ce bénévolat envers des personnes qui comme moi ont quelques soucis
sam²
 Posté le 04/07/2006 à 17:57 
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Astucien
Slt Je ne suis pas très doué en access, mais il doit être plus facile de créer les factures dans des "état" plutot que de passer par excel sauf si bien sûr on veut en garder une trace informatique.
Yora_senior
 Posté le 04/07/2006 à 18:02 
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Astucien
Bonsoir, Moi aussi je vais devoir arrêter le PC car les orages arrivent également. Je ne vois pas d'autre solution que de faire une copies de vos fichiers Excel et Access sous un autre nom. Ensuite vous mofifiez les données personnelles par "n'importe quoi" sauf les formules sur Excel et en respectant bien sûr le type de données (date, texte, valeur). S'il y a beaucoup d'enregistrements vous pouvez en supprimer, je n'ai pas besoin de centaines d'enregistrements pour comprendre l'organisation des fichiers. Par contre j'aurai sûrement quelques questions à vous poser. Si vous êtes d'accord sur ce principe vous pouvez m'adresser ces fichiers en pièces jointes : jacques(arrobase)thery@tele2.fr (vous remplcez bien sûr (arrobase) par le caractère. D'autre part, toujours dans le cas où vous êtes d'accord, je vous demanderai quand même un peu de temps d'une part parce que j'ai répondu dernièrement sur ce forum à 2 autres personnes et je dois terminer leur application et d'autre part parce que j'habite la majorité de l'année dans le Var et je viens de rentrer à mon domicile de l'Aisne. Après 3 mois d'absence, il y a du travail. Donc je suis sur le PC un peu le matin et surtout en fin d'après-midi (ou dès que j'en ai assez du travail manuel, ce qui arrive assez souvent). Tenez-moi au courant, peut-être à bientôt et bonne soirée, en espérant que l'orage ne sera pas trop violent.
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chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 18:33 
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Groupe Sécurité

ok je tente de vous envoyer çà je vais vous envoyer une facture, un bon de livraison, et la base de données en modifiant quelques trucs perso et j'espère que vous pourrez vous "dépatouiller" avec çà afin que je fasse les modifs adéquates car ma base est trop lourde et comprend trop d'enregistrements pour l'envoyer entière, je vais donc l'enregistrer sous un autre nom, la "vider" et ne laisser que quelques enregistrements pour que vous voyez son fonctionnement merci de m'aider c'est vraiment sympa!!![bigsmile]
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 18:40 
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Groupe Sécurité

pour sam2 je dois bien entendu conserver les doubles de toutes mes factures ainsi que de tous mes bons de livraison, la législation me l'impose et les contrôles de qualité (nous avons des labels) sont fréquents et je dois pouvoir fournir tous documents écrits et bien entendu informatiques à qui me les demande.de même mes animaux sont identifiés et sont soumis à contrôle ( carnet d'agnelage à remplir tous les ans et en conformité avec l'administration) c'est pour çà qu'excel est très bien pour mes factures.
Bérylion
 Posté le 04/07/2006 à 19:19 
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Astucien

christianef a écrit :
pour sam2 je dois bien entendu conserver les doubles de toutes mes factures ainsi que de tous mes bons de livraison, la législation me l'impose et les contrôles de qualité (nous avons des labels) sont fréquents et je dois pouvoir fournir tous documents écrits et bien entendu informatiques à qui me les demande.de même mes animaux sont identifiés et sont soumis à contrôle ( carnet d'agnelage à remplir tous les ans et en conformité avec l'administration) c'est pour çà qu'excel est très bien pour mes factures.
Bonsoir j'ai un peu lu en diagonnale, mais apparement il s'agit de faire des "doubles" de facture et de BL excel sous Access, c'est bien ça ?
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 19:31 
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Groupe Sécurité

Bérylion a écrit :
christianef a écrit :
pour sam2 je dois bien entendu conserver les doubles de toutes mes factures ainsi que de tous mes bons de livraison, la législation me l'impose et les contrôles de qualité (nous avons des labels) sont fréquents et je dois pouvoir fournir tous documents écrits et bien entendu informatiques à qui me les demande.de même mes animaux sont identifiés et sont soumis à contrôle ( carnet d'agnelage à remplir tous les ans et en conformité avec l'administration) c'est pour çà qu'excel est très bien pour mes factures.
Bonsoir j'ai un peu lu en diagonnale, mais apparement il s'agit de faire des "doubles" de facture et de BL excel sous Access, c'est bien ça ?
non çà je sais faire , le problème c'est de remplir en même temps un bon de livraison excel et son enregistrement ( sortie d'animal ) sous acces ainsi que la facture correspondant à la vente, voir début du "post" merci de l'aide

Modifié par chrifleur le 04/07/2006 19:32
Bérylion
 Posté le 04/07/2006 à 19:35 
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Astucien

oui, j'avais bien compris mais je me suis mal exprimé [rougir] Mais pourquoi ne pas le faire uniquement sous Access ? est-ce vraiment nécessaire d'avoir une feuille excel pour chaque BL ?
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 19:39 
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Groupe Sécurité

je ne vois pas comment je pourrais après les imprimer pour le client et les conserver pour moi en archive papier et informatique c'est pour çà que je les fais avec excel et puis on peut changer facilement avec excel, ajouter des images,etc.. je ne suis pas sure que celà soit si facile avec acces mais sinon çà peut peut être être une solution effectivement
Bérylion
 Posté le 04/07/2006 à 19:50 
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Astucien

mais dans access tu as toutes des données. tu imprimes ton état et tu peux le ressortir quand tu veux à partir de sa clef primaire. pour les images c'est "presque" aussi simple que des données en texte, et la modification de la structure d'un état implique la modification de TOUS les BL en même temps, ce qui évite d'avoir à "reprendre" plusieurs feuilles excel
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 19:54 
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Groupe Sécurité

si je comprends bien, il suffit que je crée un état bon de livraison et lorque je vends une bête, il me sort cet état et celui-là seulement avec les renseignements dont j'ai besoin? bon j'essaie et je vous tiens au courant merci
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Bérylion
 Posté le 04/07/2006 à 19:58 
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Astucien

christianef a écrit :
si je comprends bien, il suffit que je crée un état bon de livraison et lorque je vends une bête, il me sort cet état et celui-là seulement avec les renseignements dont j'ai besoin? bon j'essaie et je vous tiens au courant merci
c'est tout à fait ça [bigsmile] à ton service si tu rencontres quelques difficultés
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 21:47 
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Groupe Sécurité

problème coment faire entrer dans cet état les informations obligatoires qui ne sont que sur mon BL? nom n° tel n°siret nom et adresse du client etc? sur l'etat que je viens de faire il me sort tous mes sorties même si ce ne sont pas des ventes, je garde des repros et il arrive que des animaux meurent... quand à la mise en forme... merci quand même[confus]
Bérylion
 Posté le 04/07/2006 à 22:10 
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Astucien

te décourage pas si vite [bigsmile] pour tes infos " obligatoires qui ne sont que sur mon BL " deux choses : pour "nom n° tel n°siret " (les tiens je présume) il faut utiliser une étiquette, dans laquelle tu écris ce que tu veux et qui sera la même pour chaque enregistrement pour "nom et adresse du client etc" ce sont tes intitulés de champ, access te créé automatiquement les étiquettes correspondantes quand tu places ton champ "sur l'etat que je viens de faire il me sort tous mes sorties même si ce ne sont pas des ventes" alors à toi de lui dire : ajoute un champ "vente" (type : oui/non) à ta table, et fais l'état à partir d'une requête basée sur ["vente"=oui] "quand à la mise en forme..." bin... pareil ! à toi de mettre en forme comme tu veux [bigsmile]

Modifié par Bérylion le 04/07/2006 22:19
chrifleur
 Posté le 04/07/2006 à 22:15 
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Groupe Sécurité

bon pour ce soir je cale et mon époux veut se reposer l"ordi est dans la chambre[confus] j'essaie de voir çà à tête reposée demain après-midi à bientôt je vais relire mon pavé d'access pour voir comment on construit un état dans ce genre là pour le moment je n'y arrive pas et l'assistant d'access non plus bonsoir[smile]
Yora_senior
 Posté le 04/07/2006 à 22:54 
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Astucien
Bonsoir christianef et Bérylion, Pas de problème Bérylion. C'est bien évident que l'on peut tout faire sur Access. Je suis parti du principe que christianef avait un historique, avait construit des fichiers Excel et qu'elle y tenait et que c'était possible de relier Access et Excel, c'est sa demande à l'origine. Mais si vous pouvez la dépanner plus vite que je ne peux le faire et peut-être mieux aucun problème, je vous laisse terminer. Bonne soirée.
Bérylion
 Posté le 05/07/2006 à 00:42 
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Astucien

bonsoir Yora_senior il est vrai que j'ai détourné la demande d'origine de christianef [rougir] mais comme j'ai précisé, j'ai lu en diagonnale, et, d'un point de vue personnel je pense qu'il serait plus facile (pour moi [bigsmile]) de créer une appli access qui pourrait gérer les mouvements des animaux (et même plus, si d'aventure le besoin s'en faisait sentir) que de relier une mdb à un (pire : plusieurs !) classeur excel c'est très certainement réalisable, bien que je ne m'y sois encore jamais risqué (il faut bien une première fois à tout [bigsmile]), mais j'y entrevois surtout une lourdeur de gestion documentaire que je fuis de tout mon coeur [bigsmile] d'où ma suggestion de tout faire à partir d'access... mais christianef reste encore seule à choisir ce qu'elle veut faire, donc toutes mes excuses pour avoir "détournée" la demande originale [maitre] Cela dit, à christianef de décider de ce qu'elle veut faire, et à nous de l'accompagner pas à pas [clindoeil]
chrifleur
 Posté le 05/07/2006 à 14:09 
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Groupe Sécurité

bonjour, [smile] avec ma base de données je travaille presque exclusivement avec des requêtes, et mon souhait serait qu’à partir de ma requête « agneaux présents » je puisse par un bouton ou un lien quelconque accéder à mon BL puis à ma facture sans pour cela changer quoi que ce soit dans la présentation de ces derniers le contenu étant obligatoire administrativement, ni dans le fonctionnement de ma base qui me va très bien actuellement. Je pense que c’est faisable parce que l’ EDE un de nos organismes nous le propose avec les bovins – mais c’est payant et assez cher- et comme nous n’avions pas le choix nous avons du le prendre, il comporte beaucoup de fonctionnalités qui ne sont pas encore obligatoires pour les ovins, mais on y va aussi…. Et ils ne le proposent pas encore pour les moutons –à l’étude – je préfèrerais améliorer ce que j’ai plutôt que réinvestir dans un progiciel –abonnement tous les ans au nombre de déclarations, et pour les moutons il y en a quand même pas mal de mouvements entre les naissances, les morts, les ventes etc. pour les etats, j'ai essayé et çà ne donne pas ce que je veux[confus]
Bérylion
 Posté le 05/07/2006 à 14:13 
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Astucien

salut il faut créer 2 états distincts : 1 pour la facture et 1 pour le BL (sauf si tu veux tout mettre sur le meme document) envoi un exemple de ta BDD avec 1 ou 2 enregistrements "bidons", et on va y arriver !!
chrifleur
 Posté le 05/07/2006 à 14:19 
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Groupe Sécurité

[quote]Bérylion a écrit : mais j'y entrevois surtout une lourdeur de gestion documentaire que je fuis de tout mon coeur [bigsmile] d'où ma suggestion de tout faire à partir d'access... le problème c'est que l'administration demande et qu'il faut bien faire[bigsmile] sur mes fichiers excel que j"ai mis un certain temps à faire[rougir] j'ai tout ce que je dois indiquer et fournir en cas de contrôle (plus fréquents qu'on ne le pense) voilà pourquoi je ne voudrais pas avoir à refaire autrement ce qui va bien comme çà si lier ensemble ces 3 dossiers est impossible ou trop compliqué, tant pis je continuerai comme maintemant je voulais juste un gain de temps[rougir] merci de votre aide
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