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 créer une alerte mail depuis excel
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Pépita07
  Posté le 06/12/2016 @ 20:31 
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Nouvelle astucienne

Bonjour,


Mon entreprise possède une dizaine de véhicules et le suivi de chaque véhicule est attribué au collaborateur qui l'utilise le plus.

Comme le fichier n'est pas ouvert tous les jours, nous souhaiterions programmer une alerte qui enverrait directement un mail à la personne concernée lorsqu'une vidange ou un contrôle technique par exemple est à prévoir ; sans avoir à ouvrir le fichier excel.

En consultant certains forums, j'ai vu que cela était possible avec un petit programme vba mais je ne sais pas faire... et je me demande si c'est compatible avec notre messagerie (nous utilisons zimbra).

Je joins un fichier excel en espérant que quelqu'un pourra m'aider, et surtout m'expliquer.

Merci par avance pour votre aide.

http://www.cjoint.com/c/FLgtJ6zQhhI



Modifié par Pépita07 le 06/12/2016 20:36
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Titus68
 Posté le 06/12/2016 à 21:02 
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Astucien

J'utilise ce genre de script, c'est du vbscript, çà ressemble à du vba et on peut le lancer directement depuis windows (en dehors de word, excel ...) :

https://support.microsoft.com/fr-fr/kb/286431

Par contre il faut indiquer (dans le script) le nom du serveur de messagerie, le port smtp et pour se connecter au serveur il y a plusieurs possibilités mais je ne pourrais pas de renseigner plus car je ne connais pas zimbra.

De plus comment fais-tu pour savoir quand envoyer le message car si tu n'ouvres pas Excel comment sais-tu qu'il y a un contrôle technique à prévoir ou une vidange à faire ? Je veux dire il faut bien récupérer cette info de quelquepart ?

Pat6868
 Posté le 06/12/2016 à 21:21 
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  Astucien

Bonjour,

pour ce faire, il te faut un outil de gestion de maintenance automobile correcte.

Tu ne peux pas imaginer louper un CT avec un de tes véhicules, parce que le titulaire est malade et qu'il ne consulte pas ses mails.

Pour les CT, si tu es un client régulier du même contrôle technique, c'est eux qui te préviennent à l'échéance, et c'est gratuit!

.

D'autre part, comment gérer le moment ou il faut faire la vidange qui est variable ,car elle peut être soit --> calendaire soit --> à l'usage, le premier des deux atteins étant le déclencheur.

Les véhicules récents ont tous un indicateur de maintenance sur le tableau de bord qui alerte l'utilisateur d'une vidange imminente. certaines marques ont même une troisième variable, c'est le taux de pollution de l'huile moteur par le carburant.

Tout ça pour te dire que c'est très risqué de confier la maintenance , même d'un petit parc de 10 véhicules, à un fichier excel.

a te lire.

Pépita07
 Posté le 06/12/2016 à 21:26 
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Nouvelle astucienne

J'avais effectivement entendu parler de vba mais j'avoue que je ne maîtrise pas du tout et en cliquant sur ton lien, je trouve cela compliqué

Concernant ta question, j'ai lu en parcourant certains sites que des internautes disaient que c'était possible (toujours avec le vba) ?

Pépita07
 Posté le 06/12/2016 à 21:32 
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Nouvelle astucienne

Pour répondre à Pat6868, j'avais bien pensé à un outil existant mais je n'en ai pas trouvé de gratuit (...) et le but était de ne pas engager de dépenses pour ce suivi.

Merci pour tes infos

Pat6868
 Posté le 06/12/2016 à 21:53 
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  Astucien

et le but était de ne pas engager de dépenses pour ce suivi.

Nous l'avions compris

As tu déja pris le temps de chercher un peu sur le web, pour voir ce qu'il se faisait?

J'ai trouvé ceci, en as-tu déja pris connaissance?

http://gmao.enit.org/index.html

Debrief
 Posté le 07/12/2016 à 14:34 
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Astucien

Bonjour,

C'est assez simple en s'inspirant des exemples sur le net de faire ce petit code, surtout si tu utilises Outlook (exemple http://forum.excel-pratique.com/cours-astuces/excel-outlook-envoi-mail-t29003.html)

Ce qui manque comme info pour ton fichier c'est:

- le mail destinataire par véhicule
- une colonne date de prochaine révision
- le nombre de jours avant l'échéance (prochaine révision, prochain CT, prochain CAP) ou de KM (prochaine révision) à partir duquel il faut envoyer le mail
- faut-il envoyer le mail de manière répétée tant que le critère précédent s'applique, si non, il faut une colonne d'indication de mail(s) envoyé(s) pour chaque critère

Question subsidiaire: faut-il vraiment automatiser cet envoi de mail compte tenu de la relative rareté de ces évènements. La gestion des valeurs des colonnes implique une intervention manuelle régulière que l'envoi d'un mail ne viendrait pas tellement surcharger, d'autant qu'il est facile de mettre une alerte sur un véhicule avec des mises en formes conditionnelles (MFC) sur les critères de dates et de KM.

C'est encore plus facile de t'aider sur des MFC si besoin.

Cordialement,
D.

Debrief
 Posté le 07/12/2016 à 16:09 
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Astucien

Je me suis essayé à faire un fichier qui contient ces alertes en MFC et ça donne ça -> http://www.cjoint.com/c/FLhpdSbqL4O

Les cellules bleues représentent le nombre de KM avant la limite (KM révision) et le nombre de jours avant l'échéance (dates révision, CT, CAP) à partir desquels il faut faire apparaître l'alerte (cellule en fond orange) pour envoyer un mail.
Si il y a n'importe quoi dans la colonne Mail, par exemple "OK", l'alerte disparait car on considère que l'utilisateur a été prévenu par un mail envoyé manuellement.

Pour tester j'ai mis des gros chiffres dans les cellules bleues 9000 (KM) et 300 (jours), mais pour revenir à la réalité il suffit d'y mettre les valeurs souhaitées pour faire apparaître les alertes par exemple 1000 (KM) avant les KM de la révision et 14 (jours) avant les dates de la révision, du CT et du CAP.

Comme il s'agit de MFC, s'il faut ajouter des véhicules, le plus simple est d'insérer une ligne avant la dernière (dans cet exemple, cliquer sur la ligne 6 et faire insertion) pour conserver la MFC. L'insertion avant la dernière ligne a aussi l'avantage de conserver l'unicité de la règle de MFC.

Pépita07
 Posté le 07/12/2016 à 21:20 
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Nouvelle astucienne

Bonsoir et merci pour toutes ces infos et le temps consacré à ma demande !

Je vais prendre le temps de regarder tout ça dans les jours prochains, tester les MFC et le vba et je reviendrai vers vous.

Pour le vba, nous utilisons zimbra ; je ne suis pas sûre que cela fonctionne comme avec outlook (?)

Bien cordialement.

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